تبدأ الضوابط على حسابات القبض فعليًا مع الإنشاء الأولي لفاتورة العميل ، نظرًا لأنه يجب عليك تقليل العديد من المشكلات أثناء إنشاء حسابات القبض قبل أن تتمكن من الحصول على مجموعة شاملة من الضوابط على هذا الأصل الرئيسي. تمتد الضوابط بعد ذلك إلى الصيانة المناسبة للحسابات المدينة ، وإزالتها إما من خلال المدفوعات من العملاء أو إنشاء مذكرات ائتمانية. الضوابط الرئيسية التي يجب مراعاتها هي:
- طلب الموافقة الائتمانية قبل الشحن. ستواجه مشاكل في تحصيل الحسابات المستحقة القبض إذا تم شحن طلب إلى عميل ذو تصنيف ائتماني سيئ. لذلك ، يتطلب الحصول على موافقة موقعة من قسم الائتمان على جميع أوامر المبيعات التي تزيد عن مبلغ معين بالدولار.
- تحقق من شروط العقد. إذا كانت هناك شروط دفع غير معتادة ، فتحقق منها قبل إنشاء فاتورة. خلاف ذلك ، ستحتوي الحسابات المستحقة القبض على فواتير يرفض العملاء دفعها.
- تصحيح الفواتير. إذا كانت فاتورة بمبلغ كبير بالدولار تحتوي على خطأ ، فيجوز للعميل تأخير الدفع حتى تقوم بإرسال فاتورة تمت مراجعتها. ضع في اعتبارك طلب التدقيق اللغوي للفواتير الأكبر حجمًا للتخفيف من هذه المشكلة.
- تفويض المذكرات الدائنة. يمكن للأشخاص الذين يمكنهم الوصول إلى مدفوعات العملاء الواردة اعتراض النقد الوارد ثم إنشاء مذكرة ائتمان لتغطية مساراتهم. تتمثل إحدى الخطوات في منع هذه المشكلة في طلب الموافقة الرسمية من المدير على المذكرات الائتمانية ، والتي يتم التحقق منها بعد ذلك في وقت لاحق من قبل موظفي التدقيق الداخلي. لا تأخذ هذا التحكم إلى أقصى الحدود وتطلب الموافقة على المذكرات الائتمانية الصغيرة للغاية - اسمح لموظفي المحاسبة بإنشاء مذكرات صغيرة دون موافقة ، فقط لتنظيف أرصدة الحسابات المتبقية الصغيرة.
- تقييد الوصول إلى برنامج الفوترة. كما لوحظ للتو ، يمكن لأي شخص اعتراض المدفوعات الواردة من العملاء وإخفاء السرقة بمذكرة ائتمان. يجب حماية الوصول بكلمة مرور إلى برنامج الفوترة لمنع التوليد غير المشروع للإشعارات الائتمانية.
- واجبات منفصلة. كما لوحظ للتو ، لا ينبغي أن يكون أي شخص قادرًا على التعامل مع مدفوعات العملاء الواردة وإنشاء مذكرات ائتمانية ، وإلا فسيكون قادرًا على أخذ الأموال وتغطية مساراتهم بمذكرات الائتمان. لذلك ، قم بتعيين هذه المهام لأشخاص مختلفين.
- مراجعة إدخالات دفتر اليومية للحسابات المدينة. تمر معاملات حسابات القبض دائمًا من خلال دفتر يومية مبيعات في برنامج المحاسبة الذي ينشئ إدخالات محاسبية خاصة به. لذلك ، لا ينبغي أن يكون هناك إدخال دفتر يومية يدوي في حساب الذمم المدينة. يجب عليك التحقق من هذه الإدخالات بعناية.
- تدقيق حزم الفاتورة. بعد اكتمال الفواتير ، يجب أن تكون هناك حزمة في الملف تحتوي على أمر المبيعات ، وتفويض الائتمان ، وبوليصة الشحن ، ونسخة من الفاتورة. يجب على موظفي التدقيق الداخلي مراجعة مجموعة مختارة من هذه الحزم للتحقق من أن كاتب الفواتير راجع بشكل صحيح جميع الأعمال الورقية الداعمة وقام بإنشاء فاتورة بشكل صحيح.
- تطابق الفواتير مع سجل الشحن. من الممكن أن يتم شحن العناصر بدون فاتورة مقابلة ، أو العكس. لاكتشاف هذه المواقف ، اطلب من موظفي التدقيق الداخلي مقارنة الفواتير بسجل الشحن والتحقيق في أي اختلافات.
- تدقيق تطبيق الإيصالات النقدية. قد يطبق موظفو المحاسبة بشكل غير صحيح الإيصالات النقدية لفتح الفواتير ، وربما لا يطبقونها على حسابات العملاء الصحيحين. اطلب من موظفي التدقيق الداخلي تتبع مجموعة مختارة من الإيصالات النقدية بشكل دوري لفواتير العملاء للتحقق من التطبيق النقدي المناسب.
تشكل هذه العناصر الضوابط الأساسية للحسابات المستحقة القبض. قد تحتاج الشركة التي لديها نظام مستحقات متخصص إلى تنفيذ ضوابط إضافية ، أو قد لا تحتاج إلى بعض العناصر المدرجة هنا.
