مجلة الرواتب هي سجل مفصل للمعاملات المحاسبية المتعلقة بالرواتب. قد تسجل المؤسسات الصغيرة معاملات كشوف المرتبات الخاصة بها مباشرة في دفتر الأستاذ العام ، لكن الشركات الأكبر ستجد أن الحجم الهائل لهذه المعاملات سوف يسد دفتر الأستاذ العام. بدلاً من ذلك ، يقومون بتسجيل المعاملات المتعلقة بكشوف المرتبات في مجلة كشوف المرتبات ، ثم يقومون بتسجيل إدخال واحد على مستوى الملخص في دفتر الأستاذ العام الذي يعكس جميع المعاملات المسجلة في مجلة كشوف المرتبات. في أنظمة برامج المحاسبة ، ينشر البرنامج بشكل دوري إجماليات المعاملات من دفتر المرتبات إلى دفتر الأستاذ العام ، عادةً عند طلب المستخدم.
إذا كنت بحاجة إلى التحقيق في معاملة كشوف رواتب معينة وكانت شركتك تستخدم مجلة كشوف المرتبات ، فستحتاج إلى إجراء البحث داخل دفتر الرواتب ، نظرًا لأن معلومات مستوى التفاصيل لن تكون متاحة في دفتر الأستاذ العام.
يقوم موظفو كشوف المرتبات بإنشاء إدخالات دفتر اليومية التي يتم تسجيلها في دفتر الرواتب ، وخاصة من كشوف المرتبات الدورية. قد يكون هناك أيضًا أي عدد من الإدخالات الخاصة في نهاية كل شهر ، مثل استحقاقات مدفوعات الإجازة أو مدفوعات المرض.
بمجرد إدخال الإدخالات في دفتر المرتبات ويقوم موظفو المحاسبة بنشر ملخص لهذه المعلومات في دفتر الأستاذ العام ، تظهر المعلومات في بيان الدخل (للأجور وضرائب الرواتب ونفقات الاستحقاقات) وفي الميزانية العمومية (للمستحقات) الأجور وضرائب الرواتب والمزايا).
في نظام محاسبة محوسب بالكامل ، قد لا يكون من الضروري طباعة تفاصيل دفتر الرواتب ؛ بدلاً من ذلك ، يتم إجراء جميع الأبحاث المتعلقة بمعاملات كشوف المرتبات المحددة عبر الإنترنت. إذا كان من الضروري طباعة المجلة والاحتفاظ بها ، فتأكد من تخزينها بشكل آمن ، حيث إنها تحتوي على معلومات تعويض سرية.
في بعض حزم برامج المحاسبة ، قد تكون مجلة كشوف المرتبات غير مرئية ، نظرًا لأن قاعدة البيانات منظمة بحيث يمكنك ببساطة إدخال المعاملات ، دون القلق بشأن المجلة المحددة التي يتم تسجيلها فيها.
