ضوابط الرواتب العامة
ضع في اعتبارك استخدام مجموعة من الضوابط التالية لجميع أنظمة كشوف المرتبات تقريبًا ، بغض النظر عن كيفية تجميع معلومات ضبط الوقت أو كيفية دفع أجور الموظفين:
مراجعة. اطلب من المدققين الداخليين أو المدققين الخارجيين إجراء تدقيق دوري لوظيفة كشوف المرتبات للتحقق مما إذا كانت مدفوعات كشوف المرتبات يتم حسابها بشكل صحيح ، وما زال الموظفون الذين يتم دفع رواتبهم يعملون لصالح الشركة ، ويتم تجميع سجلات الوقت بشكل صحيح ، وما إلى ذلك.
تغيير التراخيص. لا تسمح إلا بتغيير الحالة الاجتماعية للموظف ، أو حجب البدلات ، أو الخصومات إذا قدم الموظف طلبًا مكتوبًا وموقعًا للشركة للقيام بذلك. خلاف ذلك ، لا يوجد دليل على أن الموظف أراد إجراء تغيير. ينطبق نفس التحكم على أي تغييرات في معدل الدفع يطلبها المدير.
تغيير سجل التتبع. إذا كنت تقوم بمعالجة كشوف المرتبات في المنزل باستخدام وحدة كشوف المرتبات المحوسبة ، فقم بتنشيط سجل تتبع التغييرات وتأكد من أن الوصول إليها متاح فقط من خلال واجهة محمية بكلمة مرور. سيتتبع هذا السجل جميع التغييرات التي تم إجراؤها على نظام كشوف المرتبات ، وهو أمر مفيد للغاية لتعقب الإدخالات الخاطئة أو الاحتيالية.
تقارير التحقق من الأخطاء. يمكن رصد بعض أنواع أخطاء كشوف المرتبات من خلال تشغيل التقارير التي تعرض فقط العناصر التي تقع خارج التوزيع الطبيعي لنتائج كشوف المرتبات. قد لا تشير جميع هذه الأخطاء إلى بعض الأخطاء ، ولكن احتمال حدوث أخطاء أساسية أعلى للعناصر المبلغ عنها. يجب على مدير كشوف المرتبات أو أي طرف ثالث غير مشارك في أنشطة كشوف المرتبات تشغيل ومراجعة هذه التقارير.
خطوط اتجاه المصاريف. ابحث عن التقلبات في المصروفات المتعلقة بالرواتب في البيانات المالية ، ثم تحقق من أسباب التقلبات.
إصدار تقرير الدفع للمشرفين. أرسل قائمة بالمدفوعات للموظفين إلى مشرف كل قسم ، مع طلب لمراجعتها لمعرفة مبالغ الدفع الصحيحة والأسماء غير المألوفة. يمكنهم تحديد المدفوعات التي يتم دفعها للموظفين الذين لم يعودوا يعملون في الشركة.
تقييد الوصول إلى السجلات. قم بتأمين ملفات الموظفين وسجلات الرواتب في جميع الأوقات عندما لا تكون قيد الاستخدام ، لمنع الوصول غير المصرح به. استخدم الحماية بكلمة مرور إذا تم تخزين هذه السجلات على الإنترنت. هذا الاحتياط ليس فقط لمنع شخص ما من الوصول إلى سجلات موظف آخر ، ولكن أيضًا لمنع التغييرات غير المصرح بها في السجلات (مثل معدل الأجور).
فصل المهمات. اطلب من شخص ما أن يعد كشوف المرتبات ، ويصرح به شخص آخر ، ويقوم آخر بإنشاء مدفوعات ، مما يقلل من مخاطر الاحتيال ما لم يتواطأ عدة أشخاص في القيام بذلك. في الشركات الصغيرة التي لا يوجد فيها عدد كافٍ من الموظفين لفصل المهام بشكل صحيح ، عليك على الأقل الإصرار على أن يقوم شخص ما بمراجعة كشوف المرتبات والموافقة عليها قبل إرسال المدفوعات إلى الموظفين.
ضوابط حساب الرواتب
تتناول القائمة التالية من الضوابط المحتملة قضايا مثل عدم وجود الجداول الزمنية ، ووقت العمل غير الصحيح ، وحسابات الدفع غير الصحيحة. هم انهم:
أنظمة ضبط الوقت الآلي. اعتمادًا على الظروف ، ضع في اعتبارك تثبيت ساعة وقت محوسبة. تحتوي هذه الساعات على عدد من عناصر التحكم المضمنة ، مثل السماح للموظفين فقط بتسجيل الدخول أو الخروج من نوبات العمل المخصصة لهم ، وعدم السماح بوقت إضافي دون تجاوز إشرافي ، و (للساعات البيومترية) القضاء على مخاطر لكمات الأصدقاء. أيضًا ، يجب عليك إرسال أي تقارير استثناءات تم إنشاؤها بواسطة هذه الساعات إلى المشرفين لمراجعتها.
التحقق من الحساب. إذا كنت تقوم بحساب كشوف المرتبات يدويًا ، فاحصل على شخص ثانٍ للتحقق من جميع الحسابات ، بما في ذلك ساعات العمل ومعدلات الدفع المستخدمة والخصومات الضريبية والمقتطعات. من المرجح أن يقوم الشخص الثاني بإجراء فحص دقيق أكثر من الشخص الذي أنشأ الحسابات.
ساعات العمل التحقق. اطلب دائمًا من مشرف الموافقة على ساعات عمل الموظفين ، لمنع الموظفين من فرض المزيد من الوقت على وقت عملهم الفعلي.
مطابقة سجل الرواتب مع المستندات الداعمة. يُظهر سجل كشوف المرتبات إجمالي الأجور والخصومات وصافي الأجر ، وكذلك يعد مستندًا موجزًا جيدًا يمكن من خلاله تتبع المستندات الداعمة لأغراض التحقق.
تطابق بطاقات الوقت مع قائمة الموظفين. هناك مخاطرة كبيرة ألا يقوم الموظف بتسليم الجدول الزمني في الوقت المناسب ، وبالتالي لن يتم الدفع له. لتجنب هذه المشكلة ، اطبع قائمة بالموظفين النشطين في بداية معالجة كشوف المرتبات ، وتحقق من الأسماء الموجودة في القائمة عندما تتلقى جداولهم الزمنية.
العمل الإضافي التحقق. حتى إذا لم تطلب من المشرفين الموافقة على ساعات العمل من قبل الموظفين ، فعلى الأقل اطلب من المشرفين الموافقة على ساعات العمل الإضافية. هناك علاوة أجر مرتبطة بهذه الساعات ، وبالتالي فإن التكلفة التي تتحملها الشركة أعلى ، وكذلك إغراء الموظفين للمطالبة بها.
الموافقة على دفع التغيير. ضع في اعتبارك عدم طلب توقيع موافقة واحد فقط لتغيير أجر الموظف ، ولكن توقيعين - أحدهما من قبل مشرف الموظف ، والآخر بواسطة المستوى الأعلى التالي من المشرف. القيام بذلك يقلل من مخاطر التواطؤ في تغيير معدلات الأجور.
تحقق من ضوابط الدفع
عندما تدفع للموظفين بشيكات ، هناك حاجة إلى العديد من الضوابط للتخفيف من مخاطر الاحتيال والأخطاء المختلفة. الضوابط الرئيسية هي:
تحديث تفويضات التوقيع. عندما يغادر الموقّعون على الشيكات الشركة ، قم بإزالتها من قائمة الموقّعين على الشيكات المعتمدين وأرسل هذه المعلومات إلى البنك. خلاف ذلك ، لا يزال بإمكانهم التوقيع على شيكات الشركة.
الشيكات اليدوية للموظفين. حيثما أمكن ، تحقق يدويًا للموظفين مباشرة. القيام بذلك يمنع نوعًا من الاحتيال حيث يقوم كاتب كشوف المرتبات بإنشاء شيك لموظف وهمي ، ويضع الشيك في جيوب. إذا كان هذا عنصر تحكم غير فعال للغاية ، ففكر في توزيع الشيكات يدويًا على أساس عرضي.
قفل شيكات الراتب غير الموزعة. إذا كنت تقوم بإصدار شيكات رواتب للموظفين مباشرة ولم يكن شخص ما موجودًا ، فاحبس الشيك في مكان آمن. وإلا فقد يتم سرقة هذا الشيك وتحويله إلى نقد.
عناوين المباراة. إذا كانت الشركة ترسل شيكات بريدية إلى موظفيها ، فقم بمطابقة العناوين الموجودة على الشيكات مع عناوين الموظفين. إذا كان هناك أكثر من شيك واحد يذهب إلى نفس العنوان ، فقد يكون ذلك بسبب قيام كاتب كشوف المرتبات بتوجيه مدفوعات غير مشروعة للموظفين المزيفين إلى عنوانه أو عنوانها.
حساب فحص الرواتب. يجب أن تدفع للموظفين من حساب جاري منفصل ، وتمول هذا الحساب فقط بمبلغ الشيكات المدفوعة. يؤدي القيام بذلك إلى منع أي شخص من زيادة المبلغ بشكل احتيالي على شيك راتب حالي أو إنشاء مبلغ جديد تمامًا ، نظرًا لأن الأموال الموجودة في الحساب لن تكون كافية لدفع قيمة الشيك المعدَّل.
قد تجد أن العديد من عناصر التحكم تدعم بعضها البعض ، بحيث تكون هناك تأثيرات متداخلة ناتجة عن عناصر تحكم متعددة. في هذه الحالات ، قد تتمكن من التخلص من بعض عناصر التحكم بأمان ، مع العلم أن عناصر التحكم الأخرى ستظل تخفف من مخاطر الخسارة.
