صندوق المصروفات النثرية عبارة عن وعاء يتم فيه تخزين فواتير المصروفات النثرية والعملات المعدنية والإيصالات. تُستخدم صناديق المصروفات النثرية بشكل شائع للأسباب التالية:
تم تصميمها خصيصًا مع مقصورات مختلفة للفواتير والعملات المعدنية والإيصالات.
عادة ما يكون لديهم أقفال مدمجة.
يمكن تخزينها بسهولة في خزنة الشركة خلال غير ساعات العمل.
يمكن نقلها بسهولة إلى وصي مختلف للمصروفات النثرية ، نظرًا لأنها محمولة جدًا.
هم منظمون جيدًا لعمليات تدقيق المصروفات النثرية.
بالرغم من هذه التسهيلات ، إلا أن هناك العديد من المشكلات المتعلقة بصناديق المصروفات النثرية ، وهي كالتالي:
عرضة للسرقة. كونها محمولة ، يمكن سرقة صندوق المصروفات النثرية بسهولة. يمكن التخفيف من هذه المشكلة عن طريق الاحتفاظ بالصندوق في درج مغلق بمفتاح اتصال أسفل الصندوق. إذا تم رفع الصندوق ، يتم تحرير المفتاح ويطلق إنذارًا.
قفل ضعيف. قفل صندوق المصروفات النثرية رخيص وسهل الكسر. إن الشكل المعوض الوحيد للأمان هو أيضًا قفل الصندوق داخل خزانة أو درج أو خزنة أكثر قوة.
مفاتيح متعددة. عادة ما يكون هناك مفتاح احتياطي للقفل الموجود على الصندوق ، مما يعني وجود مفتاحين في المكتب في أي وقت يمكن استخدامهما لفتح الصندوق عن طريق الاحتيال. يجب تخزين مفتاح النسخ الاحتياطي في خزنة الشركة.
سهولة الوصول. عادةً ما يتم فتح الصندوق أثناء ساعات العمل ، بحيث يمكن لأي شخص بسهولة استخراج الأموال منه. يجب أن تضمن السياسة القياسية أن الصندوق مغلق عندما لا يكون قيد الاستخدام.
في الأساس ، تخلق خفة صندوق المصروفات النثرية وإمكانية نقلها مشاكل أمنية متأصلة. تتمثل إحدى الطرق الجيدة للتخفيف من هذه المشكلات في سن سياسة الشركة لصرف المصروفات النثرية فقط في ظل ظروف استثنائية ، مع إجراء جميع عمليات السداد الأخرى من خلال شيكات حسابات الدفع ، أو مع سداد المدفوعات الأولية باستخدام بطاقات ائتمان الشركة. بمجرد انخفاض حجم الطلب على المصروفات النثرية ، يمكن تخزين صندوق المصروفات النثرية بشكل دائم في خزنة الشركة ، ولا يتم إخراجها إلا لفترة وجيزة للتعامل مع طلبات المصروفات النثرية النادرة.
