تمويل

مشاكل استخدام صندوق المصروفات النثرية

صندوق المصروفات النثرية عبارة عن وعاء يتم فيه تخزين فواتير المصروفات النثرية والعملات المعدنية والإيصالات. تُستخدم صناديق المصروفات النثرية بشكل شائع للأسباب التالية:

  • تم تصميمها خصيصًا مع مقصورات مختلفة للفواتير والعملات المعدنية والإيصالات.

  • عادة ما يكون لديهم أقفال مدمجة.

  • يمكن تخزينها بسهولة في خزنة الشركة خلال غير ساعات العمل.

  • يمكن نقلها بسهولة إلى وصي مختلف للمصروفات النثرية ، نظرًا لأنها محمولة جدًا.

  • هم منظمون جيدًا لعمليات تدقيق المصروفات النثرية.

بالرغم من هذه التسهيلات ، إلا أن هناك العديد من المشكلات المتعلقة بصناديق المصروفات النثرية ، وهي كالتالي:

  • عرضة للسرقة. كونها محمولة ، يمكن سرقة صندوق المصروفات النثرية بسهولة. يمكن التخفيف من هذه المشكلة عن طريق الاحتفاظ بالصندوق في درج مغلق بمفتاح اتصال أسفل الصندوق. إذا تم رفع الصندوق ، يتم تحرير المفتاح ويطلق إنذارًا.

  • قفل ضعيف. قفل صندوق المصروفات النثرية رخيص وسهل الكسر. إن الشكل المعوض الوحيد للأمان هو أيضًا قفل الصندوق داخل خزانة أو درج أو خزنة أكثر قوة.

  • مفاتيح متعددة. عادة ما يكون هناك مفتاح احتياطي للقفل الموجود على الصندوق ، مما يعني وجود مفتاحين في المكتب في أي وقت يمكن استخدامهما لفتح الصندوق عن طريق الاحتيال. يجب تخزين مفتاح النسخ الاحتياطي في خزنة الشركة.

  • سهولة الوصول. عادةً ما يتم فتح الصندوق أثناء ساعات العمل ، بحيث يمكن لأي شخص بسهولة استخراج الأموال منه. يجب أن تضمن السياسة القياسية أن الصندوق مغلق عندما لا يكون قيد الاستخدام.

في الأساس ، تخلق خفة صندوق المصروفات النثرية وإمكانية نقلها مشاكل أمنية متأصلة. تتمثل إحدى الطرق الجيدة للتخفيف من هذه المشكلات في سن سياسة الشركة لصرف المصروفات النثرية فقط في ظل ظروف استثنائية ، مع إجراء جميع عمليات السداد الأخرى من خلال شيكات حسابات الدفع ، أو مع سداد المدفوعات الأولية باستخدام بطاقات ائتمان الشركة. بمجرد انخفاض حجم الطلب على المصروفات النثرية ، يمكن تخزين صندوق المصروفات النثرية بشكل دائم في خزنة الشركة ، ولا يتم إخراجها إلا لفترة وجيزة للتعامل مع طلبات المصروفات النثرية النادرة.