بطاقة دفتر الأستاذ للمواد عبارة عن سجل يدوي لوحدات المواد الخام التي تتدفق عبر المستودع. تحتوي البطاقة عادةً على معلومات حول المعاملات التالية:
مشتريات المواد الخام من الموردين (تسجل عند الاستلام)
عمليات نقل المواد الأولية من المستودع إلى طابق الإنتاج
إيصالات الاستلام من طابق الإنتاج للوحدات الزائدة غير المستخدمة
تعديلات على الأرصدة الفعلية بناءً على نتيجة الجرد الدوري للمخزون
تحتوي البطاقة على رصيد جار للوحدات الموجودة لكل نوع من أنواع المخزون. تُعد بطاقات دفتر الأستاذ الخاصة بالمواد مفيدة في المواقف التالية:
للاحتفاظ بسجل للتوازن الفعلي لكل نوع من أنواع المواد الخام ، لضمان وجود ما يكفي لدعم أنشطة الإنتاج المخطط لها
للاحتفاظ بسجل لأحجام الاستخدام لكل مادة خام ، والتي يمكن أن تساعد في توقيت وكمية المشتريات المستقبلية
للحصول على مستند أساسي لمستويات الاستخدام ، في حالة وجود تحقيق في الوحدات المفقودة
لا تُستخدم بطاقات دفتر الأستاذ للمواد في أنظمة إدارة المستودعات المحوسبة ، وبالتالي لا توجد عادة في المؤسسات التي لديها أنظمة أكثر تقدمًا.
