الجرد هو حساب المخزون الفعلي. هذا يعني تحديد كل عنصر في متناول اليد ، وحسابه وتلخيص هذه الكميات حسب الصنف. قد تكون هناك أيضًا خطوة تحقق ، حيث تتم مقارنة نتائج الجرد بعدد وحدات المخزون في نظام كمبيوتر الشركة. يعد إجراء الجرد مطلبًا شائعًا لنظام الجرد الدوري ، وقد يكون مطلوبًا أيضًا كجزء من المراجعة السنوية للشركة. باختصار ، ينتج عن جرد المخزون مستند على مستوى الملخص يحتوي على قائمة بالكميات المتوفرة لكل عنصر مخزون اعتبارًا من نقطة زمنية محددة. الخطوات الإجرائية المطلوبة للقيام بذلك هي:
اختيار وتدريب فرق العد فيما يتعلق بكيفية إجراء العد وتعبئة الأوراق ذات الصلة.
حدد موعدًا للإغلاق ، وبعد ذلك لا يُسمح بمخزون إضافي في منطقة الاستلام في المستودع ، ولا يتم شحن أي عناصر. يكون مفيدًا إذا لم يكن هناك نشاط إنتاج أو استلام أو شحن في يوم الجرد.
قم بتعيين مناطق مسؤولية الجرد في المستودع لكل فريق جرد.
قم بتوزيع تسلسل مُرقّم مسبقًا لعلامات العد على كل فريق ، وقم بتسجيل الدخول إلى نطاقات الأرقام الموزعة.
في كل فريق جرد ، يقوم شخص واحد بتحديد المخزون وحسابه بينما يقوم شخص آخر بملء علامة الجرد. يتم تسجيل العلامة الأصلية في المخزون ، ويحتفظ الفريق بنسخة احتياطية.
عندما ينتهي كل فريق من العد ، يقومون بتسليم علامات العد. يتحقق مسؤول علامة العد لمعرفة ما إذا كانت أية علامات مفقودة ، الأمر الذي قد يتطلب بحثًا إضافيًا للعثور على العلامات. وعادة ما يتم إرفاقها بالعلامات التي تم تسجيلها بالمخزون.
يلخص كاتب علامة الجرد علامات الجرد في جدول بيانات ، والذي يتم استخدامه لإنشاء إجماليات موجزة لكل عنصر مخزون. البديل هو إدخال المعلومات في قاعدة بيانات ، والتي تقوم بعمل أفضل في تجميع إجماليات الملخص.
يقارن محاسب التكلفة المعلومات الناتجة بأرصدة الوحدات المحفوظة في نظام المخزون الدائم للشركة (بافتراض أن لديه واحدًا). في حالة وجود تباينات كبيرة من قاعدة البيانات الحالية ، يعود فريق الجرد إلى المستودع للتحقق من الأعداد الأصلية.
هذه عملية كثيفة العمالة وقد تتطلب قدرًا كبيرًا من الوقت الضائع داخل المستودع ، لذلك تحاول الشركات عمومًا تجنب إجراء المخزون إلى أقصى حد ممكن.
يُطلق على الشكل الأكثر شيوعًا من الجرد اسم العد الدوري ، والذي يكتمل كل يوم. إذا كانت الشركة تستخدم الجرد الدوري ، يقوم موظفو المستودع بحساب المخزون في جزء صغير من المستودع ومطابقة معلومات الجرد الخاصة به مع السجلات الموجودة في نظام الكمبيوتر. في حالة وجود أخطاء ، يقوم موظفو المستودع بتصحيحها ، وكذلك التحقيق في الأسباب الكامنة وراء حدوث الأخطاء. سيؤدي برنامج الجرد الدوري النشط على الأقل إلى تحسين مستوى دقة سجلات المخزون ، وقد يجعل من غير الضروري إجراء جرد فعلي للمخزون في نهاية الشهر.
