عند حدوث معاملة محاسبية ، يمكن تسجيلها في دفاتر المؤسسة بعدة طرق. تشير النقاط التالية إلى الطرق المتاحة الأكثر شيوعًا:
إدخالات دفتر اليومية. الطريقة الأساسية المستخدمة لتسجيل المعاملة هي إدخال دفتر اليومية ، حيث يقوم المحاسب يدويًا بإدخال أرقام الحسابات والخصومات والائتمانات لكل معاملة فردية. هذا الأسلوب مستهلك للوقت وعرضة للخطأ ، ولذلك عادة ما يكون محجوزًا للتعديلات والإدخالات الخاصة. في النقاط التالية ، نلاحظ الأساليب الأكثر آلية المستخدمة في برامج المحاسبة لتسجيل المعاملات المحاسبية الأكثر شيوعًا.
استلام فواتير الموردين. عند استلام فاتورة المورد ، يقوم المحاسب بتسجيلها في وحدة الحسابات الدائنة في برنامج المحاسبة. تقوم الوحدة تلقائيًا بإنشاء إدخال دفتر يومية يقيد حساب المصروفات أو الأصول ذات الصلة ، ويقيد حساب التزام الحسابات الدائنة.
إصدار فاتورة المورد. عندما يتم إنشاء فاتورة للعميل ، يقوم المحاسب بإدخال المعلومات ذات الصلة حول السعر وكمية الوحدة وضريبة المبيعات المطبقة في وحدة الفوترة في برنامج المحاسبة. تقوم الوحدة تلقائيًا بإنشاء قيد دفتر اليومية الذي يخصم النقد أو حساب الحسابات المدينة ، ويقيد حساب المبيعات. قد يكون هناك أيضًا ائتمان لحساب التزام ضريبة المبيعات.
إصدار مدفوعات الموردين. عندما يتم الدفع للموردين ، يتحقق المحاسب من أرقام الفواتير التي يتعين دفعها في وحدة الحسابات الدائنة في برنامج المحاسبة. يقوم البرنامج بعد ذلك بطباعة الشيكات أو إصدار المدفوعات الإلكترونية ، مع الخصم أيضًا من حساب الحسابات الدائنة وإيداع الحساب النقدي.
إصدار شيكات الراتب. عندما يتم دفع رواتب الموظفين ، يقوم المحاسب بإدخال معدلات الأجور وساعات العمل لجميع الموظفين في وحدة كشوف المرتبات في برنامج المحاسبة. تقوم الوحدة تلقائيًا بإنشاء إدخال دفتر يومية يقوم بخصم التعويضات وحسابات مصروفات ضريبة كشوف المرتبات والاعتمادات النقدية. قد يكون هذا إدخالًا معقدًا إلى حد ما ، لأنه قد يعالج أيضًا الزخارف والخصومات الأخرى ، ويسجل بشكل منفصل عدة أنواع من ضرائب الرواتب.
تُنشئ جميع طرق التسجيل هذه إدخالات في دفتر الأستاذ العام ، أو في دفتر الأستاذ الفرعي الذي ينتقل بعد ذلك إلى دفتر الأستاذ العام. من هناك ، يتم تجميع المعاملات في البيانات المالية.
