لتسوية المخزون ، قارن عمليات جرد المخزون في سجلات الشركة بالمبالغ الفعلية على أرفف المستودعات ، واكتشف سبب وجود اختلافات بين المبلغين ، وضبط السجلات لتعكس هذا التحليل. تعد تسوية المخزون جزءًا مهمًا من الجرد الدوري ، حيث يستخدمه موظفو المستودع لتحديث دقة سجلات المخزون باستمرار. هناك حاجة إلى دقة سجل المخزون لضمان أن يتم طلب عناصر الاستبدال في الوقت المناسب ، وأن المخزون يتم تقييمه بشكل صحيح ، وأن الأجزاء متاحة للبيع أو الإنتاج عند الحاجة. هناك حاجة أيضًا إلى تسوية المخزون للتأكد من أن مبالغ المخزون الفعلية والمسجلة هي نفسها في نهاية العام ، بحيث لا تكون هناك مشكلات عند مراجعة المخزون.
تسوية المخزون ليست بسيطة مثل تعديل رصيد دفتر لمطابقة الجرد المادي. قد تكون هناك أسباب أخرى لوجود اختلاف بين الرقمين لا يمكن تصحيحه بمثل هذا التعديل. على وجه الخصوص ، يجب أن تفكر في اتباع أي من هذه الخطوات أو جميعها:
إعادة فرز الجرد. ربما قام شخص ما بحساب المخزون بشكل غير صحيح. إذا كان الأمر كذلك ، اطلب من شخص آخر عدها مرة أخرى (لأن العداد الأول قد يرتكب نفس خطأ العد مرة ثانية). علاوة على ذلك ، إذا بدا أن العد الفعلي أقل بكثير من رصيد الكتاب ، فمن الممكن أن يكون هناك مخزون أكبر في موقع ثانٍ - لذا ابحث حولك بحثًا عن ذاكرة تخزين مؤقت ثانية له. إعادة الفرز هي السبب الأكثر احتمالاً للتباين ، لذا ضع في اعتبارك هذه الخطوة أولاً.
تطابق وحدات القياس. هل وحدات القياس المستخدمة في الجرد والرصيد الكتابي متماثلان؟ قد يكون أحدهما في وحدات فردية (المعروفة باسم "eaches") ، بينما قد يكون الآخر في العشرات ، أو الصناديق ، أو الجنيهات ، أو الكيلوجرامات. إذا كنت قد أجريت بالفعل إعادة فرز الأصوات ولا يزال هناك فرق يختلف من حيث الحجم ، فمن المحتمل أن تكون وحدات القياس هي المشكلة.
تحقق من رقم الجزء. من المحتمل أنك أخطأت في قراءة رقم الجزء الخاص بالعنصر الموجود على الرف ، أو التخمين عند تعريفه لأنه لا يوجد رقم جزء على الإطلاق. إذا كان الأمر كذلك ، احصل على رأي ثانٍ من موظف مستودع متمرس ، أو قارن العنصر بالأوصاف الموجودة في السجلات الرئيسية للصنف. هناك خيار آخر وهو البحث عن عنصر آخر يوجد به تباين في عدد الوحدات في الاتجاه المعاكس - قد يكون هذا هو رقم الجزء الذي تبحث عنه.
ابحث عن الأوراق المفقودة. هذا مصدر كبير لقضايا تسوية المخزون. قد يكون عدد الوحدات في سجلات المخزون غير صحيح بسبب حدوث معاملة ، ولكن لم يقم أحد بتسجيلها بعد. هذه مشكلة كبيرة لعدادات الدورة ، الذين قد يضطرون إلى البحث عن أوراق غير مدرجة من هذا النوع قبل أن يشعروا بالراحة في إجراء تعديل على سجلات المخزون. ومن الأمثلة الأخرى على هذه المشكلة الإيصالات التي لم يتم إدخالها بعد (لذا فإن سجل المخزون منخفض جدًا) أو الإصدارات من المستودع إلى منطقة الإنتاج التي لم يتم إدخالها (وبالتالي فإن سجل المخزون مرتفع جدًا).
افحص الخردة. يمكن أن تنشأ الخردة في أي مكان في الشركة (خاصة الإنتاج) ، وقد يتجاهل الموظفون بسهولة تسجيلها الصحيح في سجلات المخزون. إذا رأيت تباينًا بسيطًا حيث تكون سجلات المخزون دائمًا أعلى من الجرد المادي ، فهذا هو السبب المحتمل.
تحقق من ملكية العميل المحتملة. إذا لم يكن لديك سجل لعنصر مخزون على الإطلاق في السجلات المحاسبية ، فقد يكون هناك سبب وجيه لذلك ، وهو أن الشركة لا تملكه - العميل يمتلكه. هذا أمر شائع بشكل خاص عندما تقوم الشركة بإعادة تشكيل المنتجات أو تحسينها لعملائها.
تحقق من ملكية المورد المحتملة. لمتابعة العنصر الأخير ، من الممكن أيضًا أن يكون لديك عناصر في المخزون على شحنة من مورد ، وبالتالي فهي مملوكة للمورد. هذا هو الأكثر شيوعًا في بيئة البيع بالتجزئة ، ومن غير المحتمل في أي مكان آخر.
تحقق من السجلات الخلفية. إذا كانت شركتك تستخدم التدفق العكسي لتغيير سجلات المخزون (حيث تخفف المخزون بناءً على عدد السلع الجاهزة المنتجة) ، فمن الأفضل أن تكون فاتورة المواد وأرقام إنتاج السلع النهائية في حالة ممتازة ، أو ستكون عملية التسوية مؤلمة . لا يُنصح باستخدام التدفق الرجعي ما لم يكن الاحتفاظ بسجلات التصنيع الخاصة بك رائعًا.
اقبل التباين. إذا فشلت جميع أشكال التحقيق ، فلن يكون أمامك حقًا خيار سوى تغيير سجل الجرد لمطابقة الجرد المادي. من الممكن أن يتم العثور على خطأ آخر في النهاية يفسر التناقض ، لكن في الوقت الحالي لا يمكنك ترك تباين ؛ عند الشك ، يكون العد المادي صحيحًا.
الدورات ذات الصلة
كيفية تدقيق الجرد
ادارة المخزون
