دفتر الأستاذ العام هو ملف يتكون من الحسابات المستخدمة لتسجيل المعاملات التجارية للمؤسسة. يحتوي دفتر الأستاذ العام على قالب محدد بشكل خاص ، يُستخدم لتنظيم عدد لا يحصى من المعاملات التي قد يتم تخزينها في الملف. يمكن أن يختلف النموذج إلى حد ما حسب حزمة برامج المحاسبة ، ولكنه يتضمن عادةً الحقول التالية:
رقم حساب. هذا هو المحدد الأساسي للحساب. هناك عدد من التكوينات المحتملة لرقم الحساب ، مثل رقمين لرمز الشركة ، ورقمين إضافيين لرمز القسم داخل كل شركة ، وثلاثة أرقام أخرى لأصل معين ، أو مسؤولية ، أو حقوق ملكية ، أو إيرادات ، أو عنصر مصروف داخل كل منها قسم.
إسم الحساب. هذا هو اسم كل حساب. يتم إعداده عادةً في ملف منفصل ، ويظهر تلقائيًا في دفتر الأستاذ العام عند إدخال رقم الحساب.
مدين. هذا هو الحقل الذي يتم فيه إجراء جزء الخصم من الإدخال.
تنسب إليه. هذا هو الحقل الذي يتم فيه عمل جزء الائتمان من الإدخال.
رقم التحويلة. يتم إدخال رقم المعاملة كجزء من كل معاملة ، وربما أيضًا باستخدام معرّف يصف نوع النشاط الذي يتم تسجيله. على سبيل المثال ، قد يُسبَق رقم معاملة إدخال دفتر اليومية بـ "JE" بينما قد يُسبَق إيصال نقدي يتم إدخاله من خلال نظام الإيصالات النقدية بـ "CR".
المجاميع. يوجد صف إجماليات أسفل كل تفاصيل حساب ، يوضح إجمالي الخصم وإجمالي الائتمان اعتبارًا من تاريخ دفتر الأستاذ العام. قد يكون هناك أيضًا إجمالي تشغيل محسوب على يمين حقول دفتر الأستاذ العام الأخرى ، يوضح رصيد الحساب الختامي اعتبارًا من كل معاملة.
تسمح معظم دفاتر الأستاذ العامة أيضًا بإدخال معلومات الميزانية. قد يتم تخزين هذه المعلومات في ملف منفصل ، ولا تظهر إلا في البيانات المالية عندما تستخدم البيانات الميزانية مقابل التنسيق الفعلي.
