يتم الدفع مقدمًا عندما تتلقى شركة بيع مدفوعات من المشتري قبل أن يقوم البائع بشحن البضائع أو تقديم الخدمات إلى المشتري. يمكن أن يحدث الدفع المسبق في ظل ثلاثة ظروف:
يريد المشتري معاملة مفضلة لطلب
يرفض البائع تقديم الائتمان للمشتري
المشتري على أساس المحاسبة النقدية ويريد تسجيل المصروفات في وقت مبكر عن طريق الدفع المبكر
محاسبة المدفوعات المسبقة
سنتناول محاسبة المدفوعات المسبقة من وجهة نظر كل من المشتري والبائع.
منظور المشتري. من وجهة نظر المشتري ، يتم تسجيل دفعة مسبقة كخصم من حساب المصروفات المدفوعة مسبقًا وكائتمان في الحساب النقدي. عندما يتم استهلاك العنصر المدفوع مقدمًا في النهاية ، يتم الخصم من حساب المصاريف ذي الصلة ويقيد حساب المصروفات المدفوعة مسبقًا. يمكن للمشترين الإفراط في استخدام حساب المصاريف المدفوعة مسبقًا ، مما يؤدي إلى تتبع عدد كبير من العناصر الصغيرة المدفوعة مسبقًا. لتجنب نفقات تعقب عدد كبير جدًا من العناصر ، يجب استخدام محاسبة الدفع المسبق فقط إذا تجاوزت الدفعة المقدمة حدًا أدنى معينًا لمبلغ الحد الأدنى ؛ يجب تحميل جميع النفقات الأخرى على المصروفات ، حتى لو لم يتم استهلاكها بعد.
منظور البائع. من وجهة نظر البائع ، يتم تسجيل دفعة مسبقة كائتمان لحساب التزام للمدفوعات المسبقة ، ودين على الحساب النقدي. عندما يتم شحن طلب العميل المدفوع مقدمًا في النهاية ، يتم الخصم من حساب الدفع المسبق ويقيد حساب الإيرادات ذي الصلة. غالبًا ما يكون هناك القليل من الدفعات المسبقة ، لذلك يسهل تتبع هذه العناصر نسبيًا.
باختصار ، يتم تسجيل دفعة مسبقة كأصل من قبل المشتري ، وكالتزام من قبل البائع. عادة ما يتم ذكر هذه البنود كأصول متداولة ومطلوبات متداولة ، على التوالي ، في الميزانية العمومية لكل طرف ، حيث يتم حلها بشكل عام في غضون عام واحد.
على سبيل المثال ، تدفع الشركة 12000 دولار مقدمًا للإعلان عبر الإنترنت والتي ستمتد خلال عام كامل. تقوم الشركة في البداية بتحميل المبلغ بالكامل على حساب المصروفات المدفوعة مسبقًا ، ثم تفرض رسومًا قدرها 1000 دولار على حساب مصروفات الإعلانات في كل شهر لاحق ، لتعكس استخدامها للنفقات. يتم استبعاد أصل المصاريف المدفوعة مقدمًا بحلول نهاية العام.
كمثال آخر ، تتلقى شركة جرف الثلوج دفعة مقدمة قدرها 10000 دولار من أحد العملاء مقابل حرث ساحة انتظار السيارات الخاصة بها في كل شهر من الأشهر الأربعة المقبلة. تسجل شركة الحرث في البداية الإيصال كالتزام ، ثم تقوم بتحويل المبلغ إلى حساب الإيرادات بمعدل 2500 دولار شهريًا في كل شهر من الأشهر الأربعة القادمة.
