يتم تكبد المصاريف عند استهلاك أحد الموارد. يمكنك أن تستهلك موردًا بمرور الوقت أو عن طريق استخدام مورد ماديًا. على سبيل المثال ، ستتكبد نفقات:
للإيجار بمرور الوقت في فترة الإيجار
للاستهلاك عبر مرور الوقت خلال العمر الإنتاجي للأصل الثابت
لمنتج عند بيعه
بالنسبة للمصروفات غير المادية ، مثل اللوازم المكتبية ، يُفترض أنه تم تكبد مصاريف بمجرد شراء هذه العناصر ، نظرًا لأنها مكلفة للغاية لتتبعها وتسجيل وقت استهلاك العناصر فعليًا في تاريخ لاحق.
لا تتحمل بالضرورة نفقات عندما تتحمل التزامًا. على سبيل المثال ، عندما يوقع صاحب العمل على اتفاقية إيجار تلتزم بموجبه شركته بدفع إيجار لمساحة مكتبية للسنوات الثلاث المقبلة ، فإن الشركة قد تحملت التزامًا بتكبد نفقات في نهاية المطاف. ومع ذلك ، فإنها لا تتكبد النفقات في الواقع حتى تكمل كل فترة من فترات الإيجار المختلفة (عندما "تستهلك" الإيجار).
من الممكن تكبد نفقات دون وجود أي فاتورة المورد المقابلة أو دفع كشوف المرتبات لتسجيل الحدث ؛ ينشأ هذا عندما لا تكون فاتورة المورد قد وصلت بعد ، أو عندما لم يتم الدفع للموظف بعد. في هذه الحالات ، وإذا كانت الشركة تغلق دفاترها في نهاية الشهر ، فيجب أن تتراكم مصروفًا مع إدخال دفتر اليومية لتسجيل المصروفات في الشهر الذي تم تكبده فيه. من منظور الكفاءة ، لا يتم استخدام مستحقات المصروفات إذا كانت المصروفات المتكبدة صغيرة جدًا بحيث لا تكون جوهرية بالنسبة للنتائج المبلغ عنها في بيان الدخل.
قد لا يتم أيضًا تسجيل مستحقات المصروفات إذا كانت الشركة تستخدم إغلاقًا بسيطًا لإغلاق الدفاتر ، وفي هذه الحالة من المحتمل أن يتم تكبد المصروفات في فترة التقرير التالية.
