يتم استخدام تقرير الاستلام لتوثيق محتويات التسليم إلى الأعمال التجارية. يتم ملء النموذج من قبل الموظفين المستلمين للعمل الذي يقبل البضائع المسلمة. عادةً ما يتم تضمين المعلومات التالية في تقرير الاستلام:
- تاريخ ووقت استلام التسليم
- اسم شركة الشحن التي سلمت البضاعة
- تم استلام اسم كل عنصر
- تم استلام كمية كل عنصر
- رقم أمر الشراء المفوض ، إذا تم تدوينه في مستندات التسليم أو الصندوق
- حالة العناصر الواردة. يمكن أن يكون هذا إدخالًا سلبيًا ، حيث يتم ملاحظة البضائع التالفة فقط.
يمكن استخدام تقرير الاستلام بعدة طرق ، بما في ذلك ما يلي:
- عائدات. في حالة إعادة سلع معينة ، يوثق تقرير الاستلام سبب الإرجاع ، مثل البضائع التالفة.
- الذمم الدائنة. يمكن استخدام تقرير الاستلام كدليل على الاستلام في عملية المطابقة الثلاثية. يستخدم هذا النهج بشكل أكثر شيوعًا للمشتريات الكبيرة بالدولار.
- مستحقات. قد يستخدم موظفو المحاسبة تقارير الاستلام التي اكتملت قرب نهاية الشهر لتراكم النفقات لفواتير الموردين التي لم تصل بعد.
يتم تخزين نسخة رئيسية من كل تقرير استلام في قسم الاستلام. يتم إرسال نسخ إلى الإدارات الأخرى وفقًا لما تتطلبه إجراءات الشركة ، مثل النسخة المرسلة إلى موظفي الدائنين لتوثيق البضائع المستلمة.
من منظور التحكم ، قد يكون من المفيد ترقيم كل تقرير استلام بشكل فريد. يمكن بعد ذلك فحص تسلسل الأرقام لمعرفة ما إذا كانت أي تقارير استلام مفقودة.
