يعالج إجراء الفوترة التالي ثلاث مهام في عملية إعداد الفواتير ، والتي تتضمن جمع المعلومات اللازمة لإنشاء فاتورة وإنشاء الفواتير وإصدارها للعملاء.
مراجعة معلومات الفواتير (موظف الفواتير)
- الوصول إلى سجل الشحن اليومي في نظام الكمبيوتر.
- امسح تفاصيل كل شحنة للتأكد من أنها جاهزة للفوترة. إذا كان الأمر كذلك ، ضع علامة على السجلات باعتبارها معاملات قابلة للفوترة.
- قم بالوصول إلى وحدة الفوترة واستدعاء شاشة المعاينة لكل فاتورة محتملة سيتم طباعتها.
- تحقق من أن جميع الأسعار قد تمت الموافقة عليها من قبل موظفي إدخال الأمر. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقم بمطابقة الأسعار المدرجة مع قائمة أسعار الشركات الرسمية ، واحصل على الموافقة على أي فروق من هذه القائمة.
- أضف رسوم شحن ، ما لم يتم وضع علامة على الطلب على أنه مدفوع مسبقًا أو سيتم استلامه من قبل العميل.
- تحقق من صحة كود ضريبة المبيعات الخاصة بالعميل ، وقم بتعديله إذا لزم الأمر.
طباعة دفعة الفاتورة (موظف الفواتير)
- حدد الخيار في برنامج الفوترة لطباعة جميع الفواتير ذات العلامات.
- ضع نموذج فاتورة الشركة الرسمي في الطابعة.
- قم بإجراء طباعة اختبارية للتأكد من وضع نماذج الفواتير بشكل صحيح في الطابعة.
- اطبع دفعة الفاتورة بالكامل وتحقق من طباعتها بشكل صحيح.
تحضير وإرسال الفواتير (موظف الفواتير)
- إذا كانت الفواتير في نسخ متعددة ، فقم بتفجير النسخ واحتفظ بالنسخ المحددة.
- ضع نسخة الفاتورة المخصصة للعملاء في مظاريف.
- ختم "تم طلب تصحيح العنوان" على مظاريف إعداد الفواتير.
- تسليم مغلفات الفواتير إلى غرفة البريد لإرسالها بالبريد.
نسخ فاتورة الملف (موظف الفواتير)
- قم بتقديم نسخ الفواتير المحتجزة حسب الحاجة ، إما عن طريق رقم الفاتورة أو باسم العميل.