تسوية المصروفات النثرية هي مراجعة رسمية لسجلات المصروفات النثرية. الهدف من هذا النشاط هو معرفة ما إذا كان هناك أي مدفوعات غير موثقة. مثل هذه المدفوعات هي مشكلة شائعة في المصروفات النثرية ، حيث توجد مخاطر عالية من الاحتيال. أيضًا ، نظرًا لأن معظم أمناء المصروفات النثرية غير مدربين كمحاسبين ، فقد يسجلون المدفوعات بشكل غير صحيح. لهذه الأسباب ، يجب إجراء تسوية المصروفات النثرية على فترات منتظمة. يمكن التعامل مع المراجعة على أنها تدقيق ، مما يعني عدم تحذير أمين المصروفات النثرية من وصول المراجع. هذا النقص في التحذير مفيد للكشف عن أي عمليات سحب شخصية من صندوق المصروفات النثرية من قبل أمين الحفظ.
اتخذ الخطوات التالية لتسوية المصروفات النثرية:
التأكد من الرصيد المعلن. راجع سياسة المصروفات النثرية للشركة وحدد رصيد المصروفات النثرية للصندوق المراد مراجعته. يمكن أن يكون لصناديق المصروفات النثرية أرصدة مختلفة ، نظرًا لأن البعض يواجه أحجام معاملات أعلى من غيرها.
الحصول على استمارة المصالحة. إذا كانت الشركة تستخدم نموذج تسوية رسمي ، فاحصل على نسخة فارغة واستخدمها لتوثيق الخطوات التالية.
احسب المبالغ النقدية المسحوبة. عد النقدية المتبقية في صندوق المصروفات النثرية وطرحها من الرصيد المعلن للصندوق. والنتيجة هي مقدار النقد المسحوب من الصندوق.
تلخيص القسائم. أضف إجمالي المصروفات المدرجة في كل قسيمة المصروفات النثرية في صندوق المصروفات النثرية (يمكن أن تأتي المعلومات أيضًا من دفتر المصروفات النثرية). اطرح هذا المبلغ من المبلغ المحسوب للسحب النقدي. يجب أن تكون النتيجة صفر. إذا كان هناك رصيد متبقي ، فهناك فائض نقدي في الصندوق. إذا كان هناك رصيد سلبي ، فهناك عجز نقدي في الصندوق.
التحقيق في الفروق. تحقق من أي فروق بين المبلغ المعلن لصندوق المصروفات النثرية والإجمالي الفعلي للنقدية والقسائم. إذا كان الاختلاف غير مبرر ، فأكمل إيصالًا يوضح المبلغ غير المبرر ، واشحنه إلى حساب قسم محدد مسبقًا في دفتر الأستاذ العام.
من المفيد تحميل الفروق غير المبررة على حساب المصاريف المخصص لهذا الغرض. من خلال القيام بذلك ، يكون من الأسهل بكثير تتبع المبلغ التراكمي للخسائر غير الموثقة بمرور الوقت. أيضًا ، ضع في اعتبارك وجود سياسة تتطلب إخطار موظفي التدقيق الداخلي إذا تجاوز مبلغ النقص غير المبرر في صندوق المصروفات النثرية مبلغًا معينًا.
أخيرًا ، ضع علامة على أموال المصروفات النثرية لإجراء تسويات أكثر تكرارًا إذا اكتشفت نمطًا مستمرًا من الأخطاء. يمكن أن يكشف تكرار المراجعة المتزايد عن المشكلات قبل تراكم الخسائر المادية.
