يجب تجنب الموافقات قدر الإمكان في عملية الحسابات الدائنة. هناك اختناق كبير في انتظار موافقة المدير على الفاتورة ، لذا استخدم أكبر عدد ممكن من البدائل الأخرى. على سبيل المثال:
استخدم أمر الشراء كموافقة. إذا كان قسم المشتريات قد أصدر بالفعل أمر شراء ، فيجب أن يكون أمر الشراء نفسه دليلًا كافيًا على إمكانية دفع الفاتورة.
إلغاء الموافقات للمبالغ الصغيرة. حدد حدًا لمبلغ الفاتورة ، والذي لا توجد حاجة للحصول على موافقة دونه.
استخدم الموافقات السلبية. أرسل نسخة فاتورة إلى أحد الموافقين ، مع إرشادات للرد فقط إذا كانت هناك مشكلة في الفاتورة. سيفترض موظفو الحسابات الدائنة أن جميع الفواتير الأخرى قد تمت الموافقة عليها بشكل افتراضي.
الحصول على الموافقات شخصيًا. إذا كان من الضروري للغاية الحصول على موافقة ، اطلب من شخص محاسبة تسليم الفاتورة يدويًا ، والإجابة على أي أسئلة طرحها المعتمد ، وإعادة الفاتورة الموقعة. يستغرق القيام بذلك وقتًا طويلاً ، ولكنه يضمن إرجاع الفواتير في الوقت المناسب.
