تمويل

عملية الموافقة على الفاتورة

يجب تجنب الموافقات قدر الإمكان في عملية الحسابات الدائنة. هناك اختناق كبير في انتظار موافقة المدير على الفاتورة ، لذا استخدم أكبر عدد ممكن من البدائل الأخرى. على سبيل المثال:

  • استخدم أمر الشراء كموافقة. إذا كان قسم المشتريات قد أصدر بالفعل أمر شراء ، فيجب أن يكون أمر الشراء نفسه دليلًا كافيًا على إمكانية دفع الفاتورة.

  • إلغاء الموافقات للمبالغ الصغيرة. حدد حدًا لمبلغ الفاتورة ، والذي لا توجد حاجة للحصول على موافقة دونه.

  • استخدم الموافقات السلبية. أرسل نسخة فاتورة إلى أحد الموافقين ، مع إرشادات للرد فقط إذا كانت هناك مشكلة في الفاتورة. سيفترض موظفو الحسابات الدائنة أن جميع الفواتير الأخرى قد تمت الموافقة عليها بشكل افتراضي.

  • الحصول على الموافقات شخصيًا. إذا كان من الضروري للغاية الحصول على موافقة ، اطلب من شخص محاسبة تسليم الفاتورة يدويًا ، والإجابة على أي أسئلة طرحها المعتمد ، وإعادة الفاتورة الموقعة. يستغرق القيام بذلك وقتًا طويلاً ، ولكنه يضمن إرجاع الفواتير في الوقت المناسب.