قد يكون من الصعب للغاية استخراج دفعة بشيك من أحد العملاء ، خاصةً إذا كان البائع يريد تسليمًا فوريًا سيكلف العميل رسومًا للتسليم خلال الليل. البديل هو جعل العميل يرسل عبر الفاكس أو البريد الإلكتروني صورة ممسوحة ضوئيًا لشيك مكتمل وموقع إلى البائع ، ثم اتباع الخطوات التالية:
- احصل على برنامج طباعة الشيكات ، والذي يتوفر من العديد من الشركات (ابحث عن "التحقق عن طريق برنامج الفاكس" في محرك بحث على الإنترنت).
- أدخل المعلومات من الاختيار في البرنامج.
- اطبع الشيك باستخدام ورق الشيك الأمني ، والذي يمكن الحصول عليه من متجر مستلزمات المكاتب المحلية. استخدم حبر الطابعة القياسي ، وليس الحبر الممغنط الخاص للتعرف على الحروف (MICR) الذي تستخدمه البنوك. سيتضمن برنامج طباعة الشيكات النص التالي بدلاً من سطر التوقيع:
التوقيع غير مطلوب
المدفوع لأمره لحمايتك من دفع هذه الوثيقة
يضمن بنك المدفوع لأمره عدم المصادقة.
- إيداع الشيك في بنك الشركة. قد يتطلب هذا معالجة يدوية من قبل صراف البنك ، لأن ماسحات الشيكات للبنك لن تكتشف أي تشفير MICR على الشيك.
- احتفظ بنسخة من الشيك المرسل بالفاكس أو البريد الإلكتروني ، كدليل على أن العميل سمح بالدفع.
البديل هو الحصول على المعلومات المطلوبة لدفع الشيك عبر الهاتف ، ولكن القيام بذلك لا يقدم دليلاً على موافقة العميل على السداد. كما أنه من الأسهل ارتكاب خطأ عند تدوين المعلومات التي تم الحصول عليها عبر الهاتف. وبالتالي ، لا ينصح بهذا النهج.
هناك خيار آخر يتمثل في إرسال نموذج لملء العميل يتضمن جميع المعلومات الموجودة عادة في الشيك ، بالإضافة إلى سطر توقيع التفويض. يجب أن يكون هذا مصحوبًا بشيك ملغى ، بحيث يمكن للبائع الرجوع إلى رقم الشيك.
النتيجة النهائية لهذه العملية هي الإزالة الكاملة لتعويم البريد من عملية التجميع. هذا النهج يستغرق وقتًا طويلاً ، ولكنه لا يتحمل أي تكلفة على العميل ، الذي قد يجدها بديلاً جذابًا مقارنة بالدفع مقابل التوصيل بين عشية وضحاها.
إذا اخترت استخدام هذا الأسلوب لتحصيل الأموال ، فتأكد من التوثيق الكامل للخطوات المتخذة ، بالإضافة إلى التفويض الممنوح من العميل ، من أجل الحصول على دليل متاح في حالة اعتراض العميل على الدفع.
