الحساب النقدي الزائد والحساب القصير هو حساب في دفتر الأستاذ العام. يخزن الحساب المبلغ الذي يختلف به الرصيد النقدي الختامي الفعلي عن رصيد دفتر البداية للنقد المتوفر ، بالإضافة إلى أو ناقص أي معاملات نقدية مسجلة خلال الفترة.
الاستخدام الأساسي للحساب النقدي والحساب القصير هو في بيئات التجزئة أو البنوك كثيفة النقد ، وكذلك للتعامل مع المصروفات النثرية. في هذه الحالات ، يجب تخزين الفروق النقدية في حساب واحد يسهل الوصول إليه. ثم يتم استخدام هذه المعلومات لتعقب سبب اختلاف مستويات النقد عن التوقعات ، وللقضاء على هذه المواقف من خلال استخدام إجراءات وضوابط أفضل وتدريب الموظفين. وبالتالي ، يتم استخدام الحساب كأساس لرقابة المباحث.
يعد الحساب النقدي الزائد والحساب القصير أداة ممتازة لتتبع حالات الاحتيال ، خاصةً عند تتبعها على مستوى الحساب الفرعي لسجلات نقدية محددة وصناديق المصروفات النثرية وما إلى ذلك. قد يُظهر فحص الحساب على هذا المستوى من التفاصيل نمطًا مستمرًا للسرقة النقدية منخفضة المستوى ، والتي يمكن للإدارة التصرف بناءً عليها. على سبيل المثال ، يمكن تتبع حالات الاحتيال إلى الأشخاص المسؤولين مباشرة عن السجل النقدي أو صندوق المصروفات النثرية.
الحساب النقدي الزائد والحساب القصير هو حساب مصاريف ، وعادة ما يتم تجميعه في بند "المصروفات الأخرى" في بيان الدخل. يميل الرصيد في الحساب إلى أن يكون صغيرًا جدًا. من المرجح أن يؤدي وجود رصيد أكبر في الحساب إلى إجراء تحقيق ، بينما قد لا يكون التحقيق في رصيد صغير فعالاً من حيث التكلفة.
كمثال على كيفية عمل الحساب النقدي والحساب القصير ، تجري وحدة التحكم مراجعة شهرية لصندوق المصروفات النثرية الذي يجب أن يحتوي على رصيد نقدي قياسي قدره 200 دولار. وجد أن الصندوق يحتوي على 45 دولارًا نقدًا و 135 دولارًا من الإيصالات ، أي بإجمالي 180 دولارًا فقط. لذلك ، 20 دولارًا من النقد مفقود. يتم تسجيل هذا النقص النقدي كخصم من النقد فوق والحساب القصير (وهو حساب) وائتمان في حساب المصروفات النثرية أو النقدية (وهو تخفيض الأصول).
بدلاً من ذلك ، إذا كان هناك الكثير من النقود في صندوق المصروفات النثرية (وهي حالة نادرة بالفعل!) ، فسيتم عكس الإدخال ، مع خصم إلى نقد وائتمان إلى النقدية على الحساب القصير.
