تهدف القائمة المرجعية للرقابة الداخلية إلى تزويد المؤسسة بأداة لتقييم حالة نظام الضوابط الداخلية لديها. من خلال مقارنة قائمة المراجعة بشكل دوري بالأنظمة الفعلية ، يمكن للمرء تحديد أعطال التحكم التي يجب معالجتها. عند اتباعها بانتظام ، تتمتع قائمة المراجعة بالمزايا التالية:
هناك عدد أقل من تعليقات التدقيق حول نقاط ضعف الرقابة الداخلية
يمكن للإدارة الحصول على تأكيد بأن النتائج المالية المبلغ عنها دقيقة
هناك انخفاض في مخاطر خسائر الأصول بسبب الاحتيال
هناك فرصة أقل لأن المنظمة لا تمتثل لأي متطلبات تنظيمية سارية
الضوابط الداخلية هي نظام من السياسات والإجراءات والمراجعات وفصل المهام والأنشطة الأخرى المستخدمة لتقليل مخاطر فقدان الأصول ، وإنتاج بيانات مالية دقيقة ، وإجراء العمليات بطريقة فعالة ومنظمة.
عند المرور بقائمة مراجعة للرقابة الداخلية ، فإن القصد هو تحديد أي عناصر تحكم مفقودة أو ضعيفة. لا يشير هذا الاستنتاج تلقائيًا إلى وجود مشكلة تحكم تتطلب العلاج. إذا كانت هناك ضوابط موازنة في مكان آخر في النظام ، فيمكن اعتبار التحكم الضعيف مقبولاً. على سبيل المثال ، إذا تم استخدام لوحة التوقيع لتوقيع الشيكات ، فيمكن اعتبار ذلك نقطة ضعف تحكم ، باستثناء أن الموافقة الرسمية مطلوبة في بداية كل أمر شراء صادر. يضمن التحكم في الموازنة أن المشتريات لا تزال تتم الموافقة عليها في مكان ما في نظام الشراء.
يمكن أن تكون قائمة مراجعة الرقابة الداخلية ضخمة ومصممة لاحتياجات العمل الفردي. على سبيل المثال ، تختلف عناصر التحكم المستخدمة في الكازينو (مع الاستخدام المكثف للنقد) تمامًا عن الضوابط المستخدمة في شركة تطوير البرمجيات (والتي قد لا تستخدم النقود مطلقًا). فيما يلي مجموعة مختارة من عناصر التحكم التي يمكن العثور عليها في عمل نموذجي:
قائمة مراجعة مراقبة المدفوعات:
وافق المدير على جميع الفواتير التي تزيد عن 50 دولارًا
يتم إجراء مطابقة ثلاثية لأمر الشراء ومستند الاستلام وفاتورة المورد
يتم تخزين الشيكات الفارغة في مكان مغلق
يتم تعقب تسلسل أرقام الشيكات
يتم توقيع الشيكات يدويًا
يتم ختم الفواتير "مدفوعة" عند دفعها
قائمة التحقق من مراقبة فواتير العملاء:
تم تأكيد جميع الخصومات والأسعار الخاصة
يتم فحص الفواتير بحثًا عن الأخطاء
تتم مراجعة سندات الشحن غير المطابقة
تتم مقارنة إجمالي أمر المبيعات بإجمالي الفاتورة
يتم إصدار كشوفات بالمبالغ غير المسددة للعملاء
قائمة فحص مراقبة الرواتب:
جداول الوقت مطابقة لقائمة الموظفين الحاليين
الساعات المذكورة في الجداول الزمنية معتمدة من قبل المشرفين
يتم مطابقة المجاميع التي تم إدخالها في نظام كشوف المرتبات مع مجاميع صحيفة الوقت
تتم مراجعة سجل الرواتب الأولي والموافقة عليه من قبل مدير الرواتب
يتم توزيع جميع شيكات كشوف المرتبات يدويًا على الأشخاص المذكورين في الشيكات
