دورة الإنفاق هي مجموعة الأنشطة المتعلقة بالحصول على السلع والخدمات والدفع مقابلها. تشمل هذه الأنشطة تحديد ما يجب شراؤه ، وأنشطة الشراء ، واستلام البضائع ، والمدفوعات للموردين. يأتي جزء كبير من المدخلات في دورة الإنفاق من دورة المبيعات ، حيث تكون متطلبات الشراء مدفوعة بحجم ونوع طلبات العملاء.
تتكون دورة الإنفاق من عدة مكونات متميزة ، بما في ذلك طلب السلع والخدمات ، واختيار الموردين ، وطلب السلع والخدمات ، واستلامها ، والدفع اللاحق لها. تحتوي دورة الإنفاق الكاملة على الأنشطة التالية:
حدد السلع والخدمات التي يجب طلبها. تحتاج عملية الإنتاج إلى معظم السلع المطلوب طلبها. للقيام بذلك ، يحسب النظام المكونات التي يجب أن تكون في متناول اليد للإنتاج المجدول ويطرح المواد الخام المتوفرة وغير المخصصة للوصول إلى الكميات التي يجب الحصول عليها. بدلاً من ذلك ، إذا كانت هناك حاجة إلى سلع أو خدمات لوظيفة بيع أو وظيفة إدارية ، يقوم المستخدم بملء نموذج طلب يفصل متطلباته ويعيد توجيهه إلى قسم المشتريات.
عندما يتم شراء البضائع للإنتاج المستمر ، سيقدم النظام لموظفي المشتريات أمر شراء أولي ، باستخدام المورد المفضل المذكور في الملف الرئيسي للمخزون لكل عنصر يتم شراؤه. يقوم فريق المشتريات بمراجعة هذه الطلبات والموافقة عليها ، والتي يتم بعد ذلك إما إرسالها إلكترونيًا مباشرة إلى الموردين ، أو طباعتها وإرسالها بالبريد.
عندما يتم طلب سلع وخدمات غير قياسية ، يقوم موظفو المشتريات بالتحقيق في الموردين المحتملين ، واختيار الأفضل ، وإصدار أمر شراء لهم.
عند استلام البضائع ، يقوم قسم الاستلام بالوصول إلى أوامر الشراء المفتوحة في النظام وإدخال الكميات المستلمة.
عند استلام فواتير الموردين ، يتم تسجيل دخولهم إلى النظام بواسطة موظفي الحسابات الدائنة. ثم يقارن النظام هذه الفواتير بأوامر الشراء المفوضة وتلقي المعلومات لتحديد ما إذا كان يمكن دفع الفواتير. يمكن أن يكون هناك قدر كبير من أعمال التسوية اليدوية في هذه المرحلة. والنتيجة هي مجموعة من الفواتير التي تمت الموافقة عليها للدفع.
يقوم النظام بجدولة المدفوعات للموردين بناءً على شروط الدفع المحددة مسبقًا مع كل واحد. عند وصول تاريخ الدفع المجدول ، يقوم النظام بمعالجة دفعة من المدفوعات ، والتي ستكون إما في شكل تحويلات أموال إلكترونية أو شيكات.
