المجلات ودفاتر الأستاذ هي المكان الذي يتم فيه تسجيل المعاملات التجارية في نظام محاسبة. في الأساس ، يتم تخزين المعلومات على مستوى التفاصيل للمعاملات الفردية في واحدة من عدة دفاتر يومية محتملة ، بينما يتم تلخيص المعلومات الموجودة في دفاتر اليومية ونقلها (أو نشرها) إلى دفتر الأستاذ. قد تحدث عملية الترحيل بشكل متكرر ، أو قد تكون غير متكررة مثل نهاية كل فترة تقرير. المعلومات الموجودة في دفتر الأستاذ هي أعلى مستوى لتجميع المعلومات ، والتي يتم من خلالها إنتاج أرصدة المراجعة والبيانات المالية.
عادةً ما يقوم مستخدم المعلومات المالية بمراجعة المعلومات على مستوى الملخص المخزنة في دفتر الأستاذ ، ربما باستخدام تحليل النسبة أو تحليل الاتجاه ، لتحديد الحالات الشاذة التي تتطلب مزيدًا من التحقيق. ثم يشيرون إلى معلومات دفتر اليومية الأساسية للوصول إلى تفاصيل العناصر المكونة للمعلومات في دفتر الأستاذ (مما قد يؤدي إلى تحقيق أكثر تفصيلاً في المستندات الداعمة). وبالتالي ، يمكن تجميع المعلومات من المجلات إلى دفاتر الأستاذ لإنتاج البيانات المالية ، وإعادتها إلى أسفل للتحقق من المعاملات الفردية.
قد يكون هناك العديد من المجلات اليومية ، كل منها عادة ما يتعامل مع المجالات ذات الحجم الكبير ، مثل معاملات الشراء أو الإيصالات النقدية أو معاملات البيع. يتم تجميع المعاملات الأقل تكرارًا ، مثل إدخالات الإهلاك ، بشكل عام في دفتر اليومية العام.
يتم تسجيل المعلومات في المجلات بترتيب زمني حسب المعاملة الفردية ، مما يسهل فرز المعلومات والعثور على العناصر المحددة التي يحتاجها المستخدمون. يتم تسجيل المعلومات في دفتر الأستاذ في عدد من الحسابات ، والتي يتم فرزها عادةً بالترتيب التالي:
حسابات الأصول
حسابات المسؤولية
حسابات الأسهم
حسابات الإيرادات
حسابات المصاريف
في نظام المحاسبة المحوسب ، قد لا يتم استخدام مفاهيم المجلات ودفاتر الأستاذ. في مؤسسة أصغر ، قد يعتقد المستخدمون أن جميع معاملاتهم التجارية يتم تسجيلها في دفتر الأستاذ العام ، دون تخزين المعلومات في دفتر اليومية. قد لا تزال الشركات ذات الحجم الضخم للمعاملات تستخدم الأنظمة التي تتطلب فصل المعلومات في المجلات. وبالتالي ، فإن المفاهيم مشوشة إلى حد ما في بيئة محوسبة ، لكنها لا تزال صحيحة في بيئة مسك الدفاتر اليدوية.
