تستخدم الميزانية للتنبؤ بالنتائج المالية والمركز المالي للكيان لفترة مقبلة. يتم استخدامه لأغراض التخطيط وقياس الأداء ، والتي يمكن أن تتضمن الإنفاق على الأصول الثابتة ، وطرح منتجات جديدة ، وتدريب الموظفين ، وإعداد خطط المكافآت ، والتحكم في العمليات ، وما إلى ذلك.
في أدنى مستوى ، تحتوي الميزانية على بيان الدخل التقديري للفترات المستقبلية. تحتوي الميزانية الأكثر تعقيدًا على توقعات المبيعات ، وتكلفة البضائع المباعة والنفقات اللازمة لدعم المبيعات المتوقعة ، وتقديرات متطلبات رأس المال العامل ، ومشتريات الأصول الثابتة ، وتوقعات التدفق النقدي ، وتقدير احتياجات التمويل. يجب أن يتم إنشاء ذلك بتنسيق من أعلى إلى أسفل ، بحيث تحتوي الميزانية الرئيسية على ملخص لمستند الميزانية بالكامل ، بينما يتم تجميع المستندات المنفصلة التي تحتوي على ميزانيات داعمة في الميزانية الرئيسية وتوفر تفاصيل إضافية للمستخدمين.
يتم إعداد العديد من الميزانيات على جداول البيانات الإلكترونية ، على الرغم من أن الشركات الكبيرة تفضل استخدام برامج خاصة بالميزانية تكون أكثر تنظيماً وبالتالي فهي أقل عرضة لاحتواء أخطاء حسابية.
يعد الاستخدام الأساسي للميزانية بمثابة خط أساس للأداء لقياس النتائج الفعلية. قد يكون القيام بذلك أمرًا مضللًا ، نظرًا لأن الميزانيات عادةً ما تصبح غير دقيقة بشكل متزايد بمرور الوقت ، مما يؤدي إلى تباينات كبيرة لا أساس لها في النتائج الفعلية. للحد من هذه المشكلة ، تقوم بعض الشركات بمراجعة ميزانياتها بشكل دوري لإبقائها أقرب إلى الواقع ، أو الميزانية فقط لبضع فترات في المستقبل ، مما يعطي نفس النتيجة.
هناك خيار آخر يتجنب مشاكل الميزانية وهو العمل بدون ميزانية. يتطلب القيام بذلك توقعًا مستمرًا على المدى القصير يمكن من خلاله اتخاذ قرارات العمل ، بالإضافة إلى قياسات الأداء بناءً على ما تحققه مجموعة النظراء. على الرغم من أن التشغيل بدون ميزانية قد يبدو في البداية أنه سهل للغاية بحيث لا يكون فعالاً ، إلا أن الأنظمة التي تحل محل الميزانية يمكن أن تكون فعالة بشكل ملحوظ.
