دفتر أستاذ الشراء هو دفتر أستاذ فرعي يتم فيه تسجيل المشتريات. دفتر أستاذ المشتريات هو جزء من قاعدة بيانات قسم المحاسبة ؛ لا يتم الاحتفاظ بها من قبل قسم المشتريات. يعد دفتر الأستاذ مفيدًا لفصل سجل بالمبالغ التي تنفقها الشركة مع مورديها في مكان واحد. يوضح دفتر الأستاذ المشتريات المشتريات التي تم دفع ثمنها والمشتريات التي لا تزال معلقة. ستسجل المعاملة النموذجية التي يتم إدخالها في دفتر أستاذ الشراء حسابًا مستحق الدفع ، متبوعًا في تاريخ لاحق بمعاملة دفع تلغي الحساب المستحق الدفع. وبالتالي ، من المحتمل أن يكون هناك رصيد حساب مستحق الدفع في دفتر الأستاذ في أي وقت.
إذا كان حجم الشراء منخفضًا نسبيًا ، فلا حاجة إلى دفتر أستاذ للشراء. بدلاً من ذلك ، يتم تسجيل هذه المعلومات مباشرةً في دفتر الأستاذ العام.
إذا كنت ستحتفظ بسجل يدوي لدفتر أستاذ المشتريات ، فقد يحتوي على معلومات أكثر بكثير مما تم الإشارة إليه للتو. قد تتضمن حقول البيانات في دفتر أستاذ الشراء المُعد يدويًا المعلومات التالية لكل معاملة:
تاريخ الشراء
رمز المورد (أو الاسم)
رقم فاتورة المورد
رقم أمر الشراء (إذا تم استخدامه)
تحديد رمز العنصر الذي تم شراؤه (يمكن أن يكون الرمز الرئيسي للمادة أو الرقم المرجعي للمورد)
المبلغ المدفوع
ضريبة المبيعات المدفوعة
علامة الدفع (توضح ما إذا كانت مدفوعة أم لا)
المستند الأساسي المسجل في دفتر أستاذ الشراء هو فاتورة المورد. أيضًا ، إذا منح المورّدون اعتمادًا إلى الشركة لعناصر مثل البضائع المرتجعة أو العناصر التالفة أثناء النقل ، فإنك تسجل أيضًا المذكرات الدائنة الصادرة عن الموردين في دفتر أستاذ المشتريات. قد يتم أيضًا إصدار مذكرة ائتمان لخصم حجم ، على الرغم من أن هذا الائتمان قد ينطبق على عدد من المشتريات بشكل إجمالي ، وبالتالي لا يمكن إرجاعها إلى معاملة شراء فردية.
يتم تجميع المعلومات الموجودة في دفتر أستاذ الشراء بشكل دوري وترحيلها إلى حساب في دفتر الأستاذ العام ، والذي يُعرف باسم حساب التحكم. يتم استخدام حساب التحكم في دفتر الأستاذ للشراء للحيلولة دون ازدحام دفتر الأستاذ العام بكمية هائلة من المعلومات التي يتم تخزينها عادةً في دفتر أستاذ المشتريات. مباشرة بعد الترحيل ، يجب أن يتطابق الرصيد في حساب التحكم مع الرصيد في دفتر أستاذ الشراء. نظرًا لعدم تخزين أي معاملات تفصيلية في حساب التحكم ، سيتعين على أي شخص يرغب في البحث عن معاملات الشراء الانتقال من حساب التحكم إلى دفتر أستاذ الشراء للعثور عليها.
قبل إغلاق الدفاتر وإنشاء البيانات المالية في نهاية فترة محاسبية ، يجب عليك إكمال جميع الإدخالات في دفتر أستاذ الشراء ، وإغلاق دفتر الأستاذ لتلك الفترة ، وترحيل الإجماليات من دفتر أستاذ المشتريات إلى دفتر الأستاذ العام.
شروط مماثلة
يُعرف دفتر أستاذ الشراء أيضًا باسم دفتر الأستاذ الفرعي للشراء أو حساب الشراء الفرعي.
