تحتوي سجلات الرواتب على معلومات حول التعويضات المدفوعة للموظفين وأي استقطاعات من رواتبهم. هذه السجلات مطلوبة من قبل موظفي كشوف المرتبات لحساب إجمالي الراتب وصافي الأجر للموظفين. تتضمن سجلات الرواتب عادةً معلومات حول العناصر التالية:
دفع الفجيعة
المكافآت
اللجان
الخصومات للمعاشات التقاعدية والمزايا والمساهمات الخيرية والزينة وخطط شراء الأسهم وما إلى ذلك
نماذج تفويض الإيداع المباشر
إجمالي الأجور
ساعات العمل
مدفوعات الشيكات اليدوية
صافي الأجور المدفوعة
معدلات الرواتب
الإجازة و / أو الأجر المرضي
عادةً ما يتم تخزين المعلومات الموجودة في سجلات كشوف المرتبات على مستندات ورقية ، ولكن يمكن أيضًا تسجيلها كوثائق إلكترونية.
يمكن اعتبار سجلات كشوف المرتبات مجموعة فرعية من المعلومات المخزنة في سجلات الموارد البشرية ، والتي يمكن أن تحتوي على معلومات أكثر بكثير من العناصر المتعلقة فقط بأجور الموظف والخصومات.
تعتمد الفترة الزمنية التي يجب خلالها الاحتفاظ بسجلات الرواتب على متطلبات الحكومة. تنص خدمة الإيرادات الداخلية عادةً على فترة احتفاظ مطلوبة في كل مستند تصدره للتعامل مع مشكلات كشوف المرتبات. بشكل عام ، يجب الاحتفاظ بحسابات الأجور لمدة عامين ، بينما يجب الاحتفاظ باتفاقيات المفاوضة الجماعية لمدة ثلاث سنوات.
