مشاكل بطاقات مشتريات الشركة
تسمح العديد من المنظمات لموظفيها باستخدام بطاقات الائتمان الشخصية لشراء السلع والخدمات نيابة عن الشركة ، والتي يتم تعويضهم عنها. يمثل هذا النهج خطرًا على الموظفين ، حيث قد تختار الشركة عدم تعويضهم ، أو قد تؤخر الأزمة النقدية السداد. مستوى أعلى من التطور الذي يتجنب هذه المشكلة هو إصدار بطاقات مشتريات الشركة لبعض الموظفين ، مما يسمح لهم بإجراء أنواع معينة من المشتريات التي ستدفعها الشركة بشكل مباشر.
إذا تم السماح بأي من طرق الشراء هذه ، يمكن للموظفين شراء أي شيء من أي شخص إلى حد كبير ، مما قد يتجاوز قواعد الشراء الخاصة بالشركة للتعامل مع قائمة قصيرة من الموردين المفضلين. أيضًا ، عادةً ما يتم توزيع بطاقات الشراء فقط على مجموعة صغيرة من الأفراد ، مما يترك أي شخص آخر بدون طريقة شراء موثوقة للعناصر الأصغر ، بخلاف السداد من قبل الشركة.
بطاقة الشبح
خيار الشراء الثالث الذي يتجنب المشاكل التي يعرضها الخياران الأولان هو بطاقة الأشباح. البطاقة الخفية هي ببساطة رقم بطاقة ائتمان خاص بكل قسم في الشركة ، لاستخدامه من قبل أي شخص في هذا القسم. بعد ذلك ، يتم إرجاع المشتريات التي تم إجراؤها على كل من هذه البطاقات إلى القسم الذي تم إصدار البطاقة إليه.
يسهل مفهوم البطاقة الخفية تعيين تكلفة العناصر المشتراة لأقسام محددة ، مع منح المزيد من الموظفين إمكانية الوصول إلى خيار الشراء هذا. يعمل هذا النهج أيضًا على تسريع معدل إطلاع الشركة على مشتريات الموظفين ؛ في بعض الأحيان لا يتم تحويل المصروفات المقدمة للسداد إلى حسابات الدفع لشهور.
يمكن حتى إصدار بطاقة خفية لموردين مختارين. يقوم هؤلاء الموردون ببساطة بشحن رقم البطاقة لكل عملية شراء للشركة تتم من خلالهم ، مما يقلل من الأعمال الورقية التي ترتبط عادةً بكل عملية شراء فردية.
أخيرًا ، يجب أن يكون مزود البطاقات الخادعة قادرًا على نقل البيانات الخاصة بالمشتريات التي تتم مباشرةً إلى نظام حسابات الشركات الدائنة ، بحيث لا يلزم إدخال البيانات من قبل موظفي الدائنين.
الجانب السلبي لبطاقة الأشباح هو أن الموظفين السابقين ربما لا يزالون يحاولون استخدامها ؛ لن يكون هذا هو الحال إذا تم إصدار بطاقة مشتريات محددة لهم ، حيث سيتم إيقاف هذه البطاقة وإلغاء تنشيط رقمها عند مغادرتهم الشركة.
