هناك حاجة إلى عملية مراجعة الائتمان للتأكد من أن الشركة لا تمنح الائتمان للعملاء غير القادرين على الدفع. يتعامل قسم الائتمان مع جميع مراجعات الائتمان. قد يتلقى القسم نسخًا ورقية من أوامر المبيعات من قسم إدخال الأمر ، لتوثيق كل طلب يطلبه العميل. في هذه البيئة اليدوية ، يؤدي استلام أمر المبيعات إلى بدء عملية مراجعة يدوية حيث يمكن لموظفي الائتمان منع الطلبات من الوصول إلى قسم الشحن ما لم يقم بإعادة توجيه نسخة معتمدة إلى مدير الشحن. تم توضيح إجراء إدخال الأمر لنظام يدوي أدناه:
استلام أوامر البيع. يرسل قسم إدخال الأمر نسخة من كل أمر مبيعات إلى قسم الائتمان. إذا كان العميل جديدًا ، يقوم مدير الائتمان بتعيينه إلى موظف الائتمان. من المحتمل أن يتم تقديم أمر مبيعات من عميل حالي إلى الشخص الدائن الذي تم تعيينه بالفعل لهذا العميل.
إصدار طلب ائتمان. إذا كان العميل جديدًا أو لم يقم بأعمال تجارية مع الشركة لفترة طويلة ، فأرسل إليه طلب ائتمان واطلب استكماله وإعادته مباشرة إلى قسم الائتمان. يمكن القيام بذلك عن طريق البريد الإلكتروني أو صفحة ويب لتسريع عملية التقديم.
جمع ومراجعة طلب الائتمان. عند استلام أمر مبيعات مكتمل ، قم بفحصه للتأكد من إكمال جميع الحقول ، واتصل بالعميل للحصول على مزيد من المعلومات إذا كانت بعض الحقول غير مكتملة. ثم قم بتجميع تقرير الائتمان والبيانات المالية للعملاء والمراجع المصرفية والمراجع الائتمانية.
تعيين مستوى الائتمان. بناءً على المعلومات التي تم جمعها وخوارزمية الشركة لمنح الائتمان ، حدد مبلغ الائتمان الذي ترغب الشركة في منحه للعميل. قد يكون من الممكن أيضًا تعديل مستوى الائتمان إذا كان العميل على استعداد للتوقيع على ضمان شخصي.
أمر معلق (اختياري). إذا كان أمر المبيعات من عميل حالي وكانت هناك فاتورة حالية غير مدفوعة وغير محسومة من العميل تزيد عن ___ دولارًا أمريكيًا ، فضع تعليقًا على أمر المبيعات. اتصل بالعميل وأخبره أنه سيتم تعليق الطلب حتى يحين الوقت الذي يتم فيه سداد الفاتورة المستحقة.
الحصول على تأمين الائتمان (اختياري). إذا كانت الشركة تستخدم تأمين الائتمان ، فأرسل معلومات العميل ذات الصلة إلى شركة التأمين لمعرفة ما إذا كانت ستؤمن مخاطر الائتمان.
التحقق من الرصيد المتبقي (اختياري). قد يكون أمر المبيعات قد تمت إعادة توجيهه من قسم إدخال الأمر لعميل حالي تم منحه رصيدًا بالفعل. في هذه الحالة ، يقارن موظفو الائتمان المبلغ المتبقي للائتمان المتاح مع مبلغ أمر المبيعات ، ويوافقون على الأمر إذا كان هناك رصيد كافٍ للأمر. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فإن موظفي الائتمان يعتبرون زيادة لمرة واحدة في مستوى الائتمان من أجل قبول الطلب ، أو الاتصال بالعميل لترتيب ترتيب دفع بديل.
الموافقة على أمر المبيعات. إذا وافق فريق الائتمان على مستوى الائتمان المطلوب لأمر المبيعات ، فإنه يختم أمر المبيعات كما تمت الموافقة عليه ، ويوقع على النموذج ، ويعيد توجيه نسخة إلى قسم الشحن للوفاء بها. كما أنه يحتفظ بنسخة.
وثائق ائتمان الملف. إنشاء ملف للعميل وتخزين جميع المعلومات فيه التي تم جمعها كجزء من عملية فحص الائتمان.
