يستخدم برنامج المحاسبة لجمع المعلومات حول الجدوى المالية للأعمال التجارية والإبلاغ عنها. هذا البرنامج بالغ الأهمية للإدارة السليمة للمؤسسة. قبل اتخاذ قرار بشأن حزمة البرامج التي يجب استخدامها ، من المهم فهم الأنواع المختلفة لبرامج المحاسبة ، وتحت أي ظروف يجب استخدام كل منها. تحدد القائمة التالية التصنيفات العامة لبرامج المحاسبة:
جداول البيانات. يمكن تشغيل شركة صغيرة تمامًا فقط باستخدام جدول بيانات إلكتروني لبرنامج المحاسبة الخاص بها. برنامج جداول البيانات غير مكلف ويمكن تكوين النظام بأي طريقة على الإطلاق. ومع ذلك ، فإن جداول البيانات عرضة للخطأ ، حيث قد يتم إدخال المعلومات في المكان الخطأ ، أو بشكل غير صحيح ، أو عدم إدخالها على الإطلاق ، مما يؤدي إلى بيانات مالية غير دقيقة. وبالتالي ، لا تُستخدم جداول البيانات عادةً إلا من قبل المؤسسات التي لديها أحجام معاملات منخفضة للغاية.
البرامج المتاحة تجاريًا. البرمجيات التجارية الجاهزة (COTS) هي برامج المحاسبة السائدة المستخدمة في جميع أنحاء العالم. إنه قابل للتكوين بشكل معتدل لاحتياجات العمل ، ويحتوي على طبقات متعددة من اكتشاف الأخطاء لمنع إدخال معلومات غير صحيحة ، وينتج تقارير قياسية يمكن تهيئتها عادةً وفقًا لاحتياجات المستخدم. هناك حزم COTS خاصة بصناعات معينة ، مع ميزات إضافية لتلبية احتياجات الأسواق المستهدفة. قد تتطلب برامج COTS خدمات الاستشاريين لتثبيتها ، ويمكن أن تتطلب عملية تثبيت طويلة ، بالإضافة إلى موظفين في الموقع لصيانة البرنامج. هناك اختلاف في هذا المفهوم وهو برنامج المحاسبة المتاح كخدمة عبر الإنترنت ، والذي يتطلب من المستخدمين تسجيل الدخول إلى موقع البائع للوصول إلى البرنامج. يتطلب النهج الأخير دفع رسوم لكل مستخدم كل شهر ، بدلاً من الشراء المسبق للبرنامج.
برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP). يدمج برنامج تخطيط موارد المؤسسات المعلومات من جميع أجزاء الأعمال في قاعدة بيانات واحدة. يعمل هذا الأسلوب على التخلص من المشكلات المرتبطة بامتلاك برنامج مستقل خاص بالقسم لا يشارك المعلومات. ومع ذلك ، فهي أيضًا باهظة الثمن وقد تتطلب أكثر من عام لتثبيتها. عادة ما تكون هناك حاجة إلى هذا البرنامج فقط من قبل أكبر المؤسسات وأكثرها تعقيدًا.
برنامج محاسبة مخصص. تم تطوير هذا البرنامج خصيصًا لمؤسسة. عادةً ما يتم اتباع هذا النهج فقط عندما تكون احتياجات الكيان محددة جدًا بحيث لا يمكن تلبيتها بواسطة حزمة COTS أو ERP. ومع ذلك ، نادرًا ما يتم اتباع هذا النهج ، نظرًا لأن البرامج المخصصة تميل إلى أن تكون عربات التي تجرها الدواب وتتطلب صيانة أكثر من الحزم المتاحة تجاريًا.
