يتم استخدام الميزانية من قبل الشركة لتحديد التوقعات للإيرادات والمصروفات في الفترات المستقبلية. يجب أن تكون عملية إعداد الميزانية شديدة الصرامة وأن تتبع جدولاً زمنيًا محددًا ، بحيث تكون الميزانية المكتملة جاهزة للاستخدام بحلول بداية السنة المالية التالية. وبخلاف ذلك ، لن تكون الموازنة المتأخرة متاحة لغرض المقارنة بالنتائج الفعلية للسنة المالية التالية. فيما يلي الخطوات الأساسية التي يجب اتباعها:
- تحديث افتراضات الميزانية. قم بمراجعة الافتراضات حول بيئة أعمال الشركة التي تم استخدامها كأساس للميزانية الأخيرة ، وقم بتحديثها حسب الضرورة.
- لاحظ التمويل المتاح. حدد المبلغ الأكثر احتمالاً للتمويل الذي سيكون متاحًا خلال فترة الميزانية ، مما قد يحد من خطط النمو.
- نقاط تكلفة الخطوة. حدد ما إذا كان سيتم تكبد أي تكاليف خطوة خلال النطاق المحتمل للنشاط التجاري في فترة الميزانية القادمة ، وحدد مقدار هذه التكاليف ومستويات النشاط التي سيتم تكبدها.
- إنشاء حزمة الميزانية. انسخ تعليمات الموازنة الأساسية من حزمة التعليمات المستخدمة في السنة السابقة إلى الأمام. قم بتحديثه من خلال تضمين النفقات الفعلية التي تم تكبدها في السنة الحالية حتى تاريخه ، وكذلك تحويل هذه المعلومات سنويًا للعام الحالي بالكامل. أضف تعليقًا إلى الحزمة ، يوضح معلومات تكلفة الخطوة ، والاختناقات ، وقيود التمويل المتوقعة لسنة الميزانية القادمة. اذكر أيضًا أي إرشادات لطلبات الميزانية الرأسمالية.
- إصدار حزمة الميزانية. قم بإصدار حزمة الميزانية شخصيًا ، حيثما أمكن ، وأجب عن أي أسئلة من المستلمين. حدد أيضًا تاريخ استحقاق المسودة الأولى لحزمة الميزانية.
- الحصول على توقعات الإيرادات. احصل على توقعات الإيرادات من مدير المبيعات ، وتحقق من صحتها مع الرئيس التنفيذي ، ثم وزعها على مديري الأقسام الآخرين. يستخدمون معلومات الإيرادات جزئيًا على الأقل كأساس لتطوير ميزانياتهم الخاصة.
- الحصول على ميزانيات القسم. احصل على الميزانيات من جميع الأقسام ، وتحقق من الأخطاء ، وقارن مع قيود الاختناق والتمويل والخطوة في التكاليف. اضبط الميزانيات حسب الضرورة.
- التحقق من صحة التعويض. إرسال طلبات التعويض الواردة في ميزانيات القسم إلى مدير الموارد البشرية للتحقق من صحتها. يجب أن يشمل ذلك المطابقة مقابل نطاقات الأجور والتأكد مما إذا كان يتم حساب ضرائب الرواتب بشكل صحيح.
- تحقق من صحة خطط المكافآت. اطلب من فريق الإدارة العليا التحقق من صحة الشروط التي تم بموجبها ترتيب خطط المكافآت ، وما إذا كانت شروط تلك الاتفاقيات معقولة. إذا كان من المرجح أن تحدث مدفوعات المكافآت ، فقم بتضمينها في الميزانية ، إلى جانب ضرائب الرواتب المطبقة.
- الحصول على طلبات الميزانية الرأسمالية. تحقق من صحة جميع طلبات الميزانية الرأسمالية وأرسلها إلى فريق الإدارة العليا مع التعليقات والتوصيات. مطابقة لتقرير التخلص من الأصول الثابتة لضمان استبدال الأصول.
- تحديث نموذج الميزانية. أدخل جميع معلومات الميزانية في نموذج الميزانية الرئيسية. تحقق من تحديث معدلات ضريبة كشوف المرتبات في النموذج لسنة الموازنة. قم بتحديث مصروف الإهلاك في النموذج ، بناءً على التخلص من الأصول الثابتة ومعلومات طلب الميزانية الرأسمالية التي تم تلقيها بالفعل.
- راجع الميزانية. لقاء مع فريق الإدارة العليا لمراجعة الميزانية. قم بتسليط الضوء على مشاكل القيود المحتملة ، وأي قيود ناجمة عن قيود التمويل. اختبر أيضًا مدى صحة نسب الدوران للحسابات المدينة والمخزون والحسابات الدائنة فيما يتعلق بالمقاييس التاريخية ، وكذلك المبيعات لكل مندوب مبيعات. لاحظ جميع التعليقات التي أدلى بها فريق الإدارة ، وأعد توجيه هذه المعلومات إلى منشئي الميزانية ، مع طلبات لتعديل ميزانياتهم.
- عملية تكرارات الميزانية. تتبع طلبات تغيير الميزانية المعلقة ، وقم بتحديث نموذج الميزانية بالتكرارات الجديدة فور وصولها. تأكد من تحديث مصروفات الفائدة المقدرة وإيرادات الفوائد ، حيث يتم توضيح الجزء التمويلي من الميزانية.
- الحصول على الموافقة. إحالة الميزانية إلى مجلس الإدارة للموافقة عليها.
- إصدار الميزانية. إنشاء نسخة ملزمة من الميزانية وتوزيعها على جميع المستلمين المصرح لهم.
- تحميل الميزانية. قم بتحميل معلومات الميزانية في البرنامج المالي ، بحيث يمكنك إنشاء الميزانية مقابل التقارير الفعلية.
- تحقق من الميزانية المحملة. قارن الميزانية المحملة في برنامج المحاسبة بإصدار الميزانية المعتمدة ، واضبطها مع أي أخطاء.
- تأمين الميزانية. بدء الحماية بكلمة مرور لنموذج الميزانية. أيضًا ، قم بإنشاء نسخة من النموذج وأرشفة النسخة.
