عملية استلام النقد شديدة الصرامة ، لأن مهمة معالجة الشيكات محملة بالضوابط. وهي ضرورية لضمان تسجيل الشيكات بشكل صحيح ، وإيداعها على الفور ، وعدم سرقتها أو تغييرها في أي مكان أثناء العملية. تم توضيح إجراءات معالجة إيصالات الشيكات أدناه:
تسجيل الشيكات والنقدية. عند وصول البريد اليومي ، قم بتسجيل جميع الشيكات والنقد المستلم في قائمة إيصالات شيكات غرفة البريد. لكل شيك مستلم ، حدد في النموذج اسم الطرف الدافع ورقم الشيك والمبلغ المدفوع. إذا كان الإيصال نقدًا ، فاذكر اسم الطرف الذي قام بالدفع ، وفحص "نقدًا؟" الصندوق والمبلغ المدفوع. بمجرد اكتمال جميع البنود ، أدخل الإجمالي الكلي في حقل "إجمالي الإيصالات" في أسفل النموذج. وقّع على النموذج واذكر تاريخ استلام الشيكات والنقد. أيضًا ، ختم "للإيداع فقط" ورقم الحساب المصرفي للشركة على كل شيك مستلم ؛ هذا يجعل الأمر أكثر صعوبة على شخص ما لاستخراج شيك وإيداعه في حساب مصرفي آخر.
المدفوعات الآجلة. أدخل جميع الشيكات والنقد ونسخة من قائمة إيصالات شيكات غرفة البريد في حقيبة بريد آمنة بين المكاتب. قم بتسليمها باليد إلى أمين الصندوق في قسم المحاسبة. يقوم أمين الصندوق بمطابقة جميع العناصر الموجودة في الحقيبة بقائمة استلام شيكات غرفة البريد ، ويحدد نسخة من القائمة بالأحرف الأولى ويعيد النسخة بالبريد الداخلي إلى غرفة البريد. يقوم موظفو غرفة البريد بعد ذلك بحفظ النسخة الأولية حسب التاريخ.
تطبيق النقد على الفواتير. الوصول إلى برنامج المحاسبة ، واستدعاء الفواتير غير المدفوعة للعميل المعني ، وتطبيق النقد على الفواتير المشار إليها في إشعار التحويلات المصاحب لكل دفعة من العميل. إذا لم يكن هناك ما يشير إلى الفاتورة التي سيتم إيداعها ، فقم بتسجيل الدفعة إما في حساب معلق منفصل ، أو على أنها غير مطبقة ولكن ضمن حساب العميل الذي أتت منه. في الحالة الأخيرة ، قم بعمل نسخة من الشيك واحتفظ به لأغراض التطبيق في تاريخ لاحق ، بحيث لا يزال من الممكن إيداع الشيك في التاريخ الحالي.
تسجيل النقدية الأخرى (اختياري). ستصل أحيانًا بعض النقود أو الشيكات التي لا تتعلق بحسابات القبض غير المدفوعة. على سبيل المثال ، قد يكون هناك دفعة مسبقة من قبل العميل ، أو إرجاع وديعة. في هذه الحالات ، قم بتسجيل الإيصال في نظام المحاسبة ، مع التوثيق الصحيح لسبب الدفع.
إيداع نقدي. سجل جميع الشيكات والنقدية في قسيمة الإيداع. قارن الإجمالي في قسيمة الإيداع بالمبلغ المذكور في قائمة إيصالات شيكات غرفة البريد ، وقم بتسوية أي فروق. ثم قم بتخزين الشيكات والنقود في كيس مغلق ونقلها إلى البنك.
تطابق إيصال البنك. عند استلام الشيكات والنقد ، يصدر البنك إيصالًا بذلك. يجب على شخص آخر غير أمين الصندوق مقارنة هذا الإيصال بالمبلغ الموجود في قسيمة الإيداع وتسوية أي فروق. قد يكون من المفيد تدبيس الإيصال بنسخة من قسيمة الإيداع وتقديم المستندات كدليل على اكتمال خطوة المطابقة.
