يمكن أن ينتج عن معالجة كشوف المرتبات أخطاء في عدة أماكن ، مما يستدعي تدفقًا تفصيليًا للعملية يتضمن أيضًا العديد من الضوابط. يمكن استخدام هذا الإجراء لضمان التعامل مع كشوف المرتبات باستمرار على أساس متكرر. قد يختلف تدفق العملية الفعلي إلى حد ما عن الخطوات المذكورة أدناه ، حيث قد تكون هناك اختلافات تتعلق باستخدام حلول معالجة كشوف المرتبات اليدوية أو المحوسبة أو الخارجية. الإصدار الأكثر احتمالاً للإجراء ، بما في ذلك المسؤوليات والضوابط الأساسية ، كما يلي:
تحديث الملف الرئيسي للموظف. يتلقى كاتب كشوف المرتبات إخطارًا بالتغييرات التي تطرأ على معلومات الموظف التي تؤثر على معالجة كشوف المرتبات ، مثل حجب الإعفاءات وتغييرات معدل الدفع. قم بتحديث الملف الرئيسي للموظف في برنامج كشوف المرتبات بهذه التغييرات.
تحديد فترة الدفع. تحقق من أن وحدة كشوف المرتبات قد تم تعيينها لفترة الدفع الصحيحة.
أدخل وقت العمل. أدخل مقدار ساعات العمل العادية والإضافية التي يعمل بها كل موظف في نظام كشوف المرتبات. إذا قامت الشركة بحساب كشوف المرتبات يدويًا ، فلن تكون هناك حاجة إلى هذه الخطوة والخطوة التالية. إذا كانت الشركة تستخدم ساعات الوقت المحوسبة لتجميع معلومات ضبط الوقت الخاصة بها ، فقد يتم نقل المعلومات مباشرة إلى برنامج كشوف المرتبات.
أدخل الدفعات اليدوية. أدخل مبالغ أي شيك رواتب يدوي لم يتم تسجيله بعد في نظام كشوف المرتبات. قد تكون هذه تعديلات على الأجور من الفترات السابقة ، أو مدفوعات متعلقة بالتعيين الأولي أو إنهاء الموظفين.
احسب أجر إنهاء الخدمة. احسب يدويًا المبلغ المستحق الدفع لأي موظف غادر الشركة ، بما في ذلك وقت إجازته غير المستخدمة ومكافأة نهاية الخدمة. عادة ما يشمل هذا فقط الموظفين الذين تركوا الشركة طواعية ، لأن الإنهاء القسري يتطلب مدفوعات شبه فورية تقع عادة خارج فترة معالجة كشوف المرتبات العادية.
تعديل الخصومات. أدخل أي تغييرات في الاستقطاعات القياسية من أجر الموظف ، مثل التأمين الطبي والزينة والمساهمات الخيرية.
احسب الراتب. اجعل البرنامج يعالج جميع حسابات الأجور للفترة. إذا قامت الشركة بحساب الأجر يدويًا ، فاستخدم جداول الضرائب التي توفرها الحكومة الفيدرالية وحكومات الولايات لتحديد المبلغ المناسب لاستقطاع الضرائب.
مراجعة التقارير. إذا تم الاستعانة بمصادر خارجية لحسابات الرواتب أو استخدام برنامج كشوف المرتبات ، فقم بطباعة التقارير التالية وراجع المعاملات الأساسية بحثًا عن الأخطاء. قم بمعالجة كشوف المرتبات مرة أخرى حتى يتم تصحيح هذه المشكلات.
تقرير الخصومات السلبية (يمكن أن يشير إلى خطأ في إدخال البيانات أو الاحتيال)
تقرير الضرائب السلبية (يمكن أن يشير إلى خطأ في إدخال البيانات أو الاحتيال)
سجل الرواتب الأولي (المستند الأساسي المستخدم لتحديد الأخطاء)
قائمة مرتبة بالأجور المدفوعة (ركز على مبالغ الأجور المرتفعة أو المنخفضة بشكل مفرط لاكتشاف ساعات العمل أو معدلات الأجور التي يحتمل أن تكون غير دقيقة)
خط الاتجاه لمصروفات الرواتب حسب القسم (يمكن أن يشير إلى دفع الأجور إلى القسم الخطأ)
إصدار المدفوعات. بمجرد أن يشير تحليل التقارير إلى عدم وجود أخطاء أخرى ، قم بمعالجة المدفوعات للموظفين.
تقارير إدارة المشاكل (اختياري). إصدار تقارير كشوف المرتبات للإدارة المتعلقة بكشوف المرتبات التي اكتملت للتو. ومن الأمثلة على هذه التقارير خط اتجاه العمل الإضافي من قبل الموظف وخط اتجاه نفقات التعويض حسب القسم.
نسخ إحتياطي للبيانات. بمجرد اكتمال كشوف المرتبات ، قم بعمل نسخة احتياطية من البيانات المتعلقة بها. إذا تم الاستعانة بمصادر خارجية لمعالجة كشوف المرتبات ، فسيتم التعامل مع هذا من قبل المورد. في حالة استخدام برنامج داخلي ، قم بأرشفة البيانات. إذا تم استخدام نظام يدوي ، فضع سجل الرواتب في مخزن مغلق.
قفل الفترة. قم بتأمين فترة الدفع في وحدة كشوف المرتبات للفترة التي اكتملت للتو ، لمنع التغييرات غير المصرح بها. هذا هو في الأساس نفس الخطوة 2 ؛ من خلال إقفال فترة الدفع ، فإننا ننتقل إلى فترة الدفع التالية.
ضرائب الإيداع. إيداع ضرائب الرواتب والتحقق من نقلها إلى الحكومة. إذا قامت الشركة بالاستعانة بمصادر خارجية لمعالجة كشوف المرتبات ، فسيتم التعامل مع هذه الخطوة من قبل المورد.
تخزين بطاقات الوقت. قم بتقديم بطاقات الوقت بالقرب من قسم الرواتب. من المحتمل جدًا أن يشكك الموظفون في رواتبهم ، وفي هذه الحالة يجب أن يكون من السهل الوصول إلى أحدث بطاقات الوقت للمراجعة. بعد شهر أو شهرين ، يمكن تحويل بطاقات الوقت إلى تخزين طويل المدى.
التحقيق في الأخطاء. إذا كانت هناك مشكلات في معالجة كشوف المرتبات ، فتأكد من أن الموظفين سيجدونها! تحقق من جميع أخطاء المعاملة التي تمت مواجهتها ، وابدأ التغييرات للتخفيف من حدوثها المستمر. قد ينطوي ذلك على تغيير الإجراءات أو فرض ضوابط جديدة.
