دفتر الأستاذ المبيعات هو تفصيل تفصيلي للمبيعات المقدمة في تسلسل التاريخ. قد يحتوي أيضًا على أرصدة صادرة تقلل من حجم المبيعات ، ربما للمنتجات التي يتم إرجاعها من قبل العملاء. يمكن أن تكون المعلومات الموجودة في دفتر أستاذ المبيعات مفصلة تمامًا ، بما في ذلك عناصر مثل تاريخ البيع ورقم الفاتورة واسم العميل والعناصر المباعة ومبالغ البيع ورسوم الشحن وضرائب المبيعات وضريبة القيمة المضافة والمزيد.
يتم تلخيص المعلومات الموجودة في دفتر أستاذ المبيعات بشكل دوري ثم يتم ترحيل المبالغ المجمعة إلى حسابات المبيعات في دفتر الأستاذ العام. يمكن أن يكون هذا النشر غير متكرر مثل نهاية كل شهر (كجزء من عملية إغلاق نهاية الشهر) أو حتى كل يوم. يتم الاحتفاظ بالمعلومات على مستوى التفاصيل في دفتر الأستاذ المبيعات منفصلة عن دفتر الأستاذ العام ، من أجل الحفاظ على غمرها بالكثير من المعلومات.
فيما يلي أمثلة على كيفية استخدام دفتر الأستاذ للمبيعات:
القوائم المالية. دفتر الأستاذ المبيعات هو المستند المصدر النهائي لرقم المبيعات الذي يظهر في الجزء العلوي من بيان الدخل.
بحث. إذا أراد شخص ما البحث عن مشكلة مبيعات ، فعادة ما يبدأ بتحليل عالي المستوى في دفتر الأستاذ العام ، مثل تحليل خط الاتجاه ، ثم ينتقل إلى دفتر الأستاذ المبيعات لتحديد تفاصيل ما حدث بالضبط.
تدقيق. من المحتمل أن يرغب المدقق في التأكد من صحة إجمالي مبلغ المبيعات المبلغ عنه في البيانات المالية للشركة ، وسيقوم بالتحقيق عن طريق فحص مجموعة مختارة من الفواتير المدرجة في دفتر الأستاذ ، والتي تشتمل على رقم المبيعات هذا.
في الأصل ، تمت صيانة دفتر الأستاذ المبيعات يدويًا ، مع استكمال الترحيلات إلى دفتر الأستاذ العام يدويًا. مع ظهور أنظمة المحاسبة المحوسبة ، ليس من الواضح دائمًا وجود دفتر أستاذ مبيعات ، نظرًا لأن المستخدم يبحث ببساطة عن رقم فاتورة معين أو نطاق تاريخ أو مبلغ معين ، ولا يدرك أبدًا أنه يصل إلى ما كان يُطلق عليه سابقًا دفتر الأستاذ المبيعات. وبالتالي ، فإن المصطلح أقل استخدامًا مما كان عليه الحال في السابق.
