يتضمن الترحيل إلى دفتر الأستاذ العام تسجيل المعاملات المحاسبية التفصيلية في دفتر الأستاذ العام. يتضمن تجميع المعاملات المالية من مكان تخزينها في دفاتر الأستاذ المتخصصة ونقل المعلومات إلى دفتر الأستاذ العام. في البداية ، عادةً ما يتم تسجيل المعاملات التي تم إكمالها في الحجم في دفتر الأستاذ المتخصص ، مثل دفتر الأستاذ المبيعات. يؤدي القيام بذلك إلى منع دفتر الأستاذ العام من الانغماس في التفاصيل لآلاف المعاملات. ثم يتم تجميع المعلومات الموجودة في دفتر الأستاذ العام في مجموعة من البيانات المالية لكل فترة تقرير.
يتم تجميع المعلومات الموجودة في أحد دفاتر الأستاذ المتخصصة على فترات منتظمة ، وعند هذه النقطة يتم إدخال مستوى الملخص ونشره في دفتر الأستاذ العام. في بيئة مسك الدفاتر اليدوية ، قد يحدث التجميع على فترات زمنية ثابتة ، مثل مرة في اليوم أو مرة في الشهر. على سبيل المثال ، إذا كان دفتر الأستاذ المصدر هو دفتر أستاذ المبيعات ، فقد يشتمل إدخال الترحيل المجمع على خصم لحساب الذمم المدينة وائتمانات لحساب المبيعات وحسابات التزام ضريبة المبيعات المختلفة. عند ترحيل هذا الإدخال في دفتر الأستاذ العام ، يمكن عمل تدوين في حقل الوصف يوضح نطاق التاريخ الذي ينطبق عليه الإدخال. هذا مفيد لتوفير وضوح إضافي لمستخدم دفتر الأستاذ العام الذي قد يكون يبحث في معاملات معينة.
في بيئة مسك الدفاتر المحوسبة ، قد يكون الترحيل إلى دفتر الأستاذ العام غير ملحوظ. يقوم البرنامج بذلك ببساطة على فترات منتظمة ، أو يسأل عما إذا كنت تريد النشر ، ثم يتعامل مع ترحيل دفتر الأستاذ العام الأساسي تلقائيًا. من الممكن ألا تظهر أي معاملة ترحيل في التقارير التي تم إنشاؤها بواسطة النظام.
لا يتم الترحيل إلى دفتر الأستاذ العام للمعاملات ذات الحجم المنخفض ، والتي تم تسجيلها بالفعل في دفتر الأستاذ العام. على سبيل المثال ، قد تكون عمليات شراء الأصول الثابتة نادرة جدًا بحيث لا توجد حاجة لدفتر أستاذ خاص لإيواء هذه المعاملات ، لذلك يتم تسجيلها بدلاً من ذلك مباشرةً في دفتر الأستاذ العام.
إذا أراد أي شخص البحث عن معاملة مفصلة ، فعادة ما يبدأ بأحد البيانات المالية ، ثم ينتقل إلى الحساب ذي الصلة في دفتر الأستاذ العام ، ثم يشير إلى دفتر الأستاذ المتخصص الذي يحتوي على معلومات مفصلة حول المعاملة المعنية.
