دفتر أستاذ حسابات القبض هو دفتر أستاذ فرعي يتم فيه تسجيل جميع مبيعات الائتمان التي تقوم بها الشركة. من المفيد الفصل في مكان واحد لسجل لجميع المبالغ التي تم تحرير فواتير بها للعملاء ، بالإضافة إلى جميع المذكرات الدائنة ومذكرات الخصم (الأكثر ندرة) الصادرة لهم ، وجميع المدفوعات التي يتم سدادها مقابل الفواتير من قبلهم. الرصيد النهائي لدفتر الأستاذ الذمم المدينة يساوي المبلغ الإجمالي للحسابات غير المدفوعة المستحقة القبض.
ستسجل المعاملة النموذجية التي يتم إدخالها في دفتر أستاذ الحسابات المدينة حسابًا مستحقًا ، متبوعًا في تاريخ لاحق بمعاملة دفع من العميل تلغي حساب الذمم المدينة. إذا لم يدفع العميل المبلغ الكامل للفاتورة ، فقد يتم تسجيل مذكرة دائنة لإزالة الرصيد المتبقي.
إذا كنت ستحتفظ بسجل يدوي لدفتر حسابات القبض ، فقد يحتوي على مزيد من المعلومات بشكل كبير. قد تتضمن حقول البيانات في دفتر الأستاذ المعد يدويًا المعلومات التالية لكل معاملة:
تاريخ الفاتورة
رقم الفاتورة
اسم الزبون
تحديد رمز العنصر المباع
ضريبة المبيعات
إجمالي مبلغ الفاتورة
علامة الدفع (توضح ما إذا كانت مدفوعة أم لا)
المستند الأساسي المسجل في دفتر الأستاذ حسابات القبض هو فاتورة العميل. أيضًا ، إذا منحت ائتمانًا إلى العميل لعناصر مثل البضائع المرتجعة أو العناصر التالفة أثناء النقل ، فإنك تسجل أيضًا مذكرة دائنة في دفتر الأستاذ. قد تظهر الرسوم الإضافية للعميل في مذكرة الخصم (أو في فاتورة منفصلة).
يتم تجميع المعلومات الموجودة في دفتر الأستاذ حسابات القبض بشكل دوري (في أي مكان من يومية إلى شهرية) ويتم ترحيلها إلى حساب في دفتر الأستاذ العام ، والذي يُعرف باسم حساب التحكم. يتم استخدام حساب التحكم في دفتر الأستاذ لحسابات القبض للحماية من ازدحام دفتر الأستاذ العام بكمية هائلة من المعلومات التي يتم تخزينها عادةً في دفتر الأستاذ حسابات القبض. مباشرة بعد الترحيل ، يجب أن يتطابق الرصيد في حساب التحكم مع الرصيد في دفتر الأستاذ حسابات القبض. نظرًا لعدم تخزين أي معاملات تفصيلية في حساب التحكم ، سيتعين على أي شخص يرغب في البحث عن معاملات فاتورة العميل ومذكرة الائتمان أن ينتقل من حساب التحكم إلى دفتر أستاذ الحسابات المدينة للعثور عليها.
قبل إغلاق الدفاتر وإنشاء البيانات المالية في نهاية فترة محاسبية ، أكمل جميع الإدخالات في دفتر الأستاذ حسابات القبض ، وأغلق دفتر الأستاذ لتلك الفترة ، وقم بترحيل الإجماليات من دفتر الأستاذ حسابات القبض إلى دفتر الأستاذ العام. يتم إكمال هذه الخطوات تلقائيًا في بعض حزم برامج المحاسبة عندما يشير المستخدم إلى أنه سيتم إغلاق الفترة.
شروط مماثلة
يُعرف دفتر أستاذ الحسابات المدينة أيضًا باسم دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات المدينة أو الحساب الفرعي للذمم المدينة.
