تتطلب محاسبة الإهلاك سلسلة مستمرة من الإدخالات لتحميل أصل ثابت على المصروفات وإلغاء الاعتراف به في النهاية. تم تصميم هذه الإدخالات لتعكس الاستخدام المستمر للأصول الثابتة بمرور الوقت.
الاستهلاك هو التحميل التدريجي على حساب تكلفة الأصل على مدى عمره الإنتاجي المتوقع. إن سبب استخدام الإهلاك لتقليل التكلفة المسجلة للأصل الثابت تدريجيًا هو الاعتراف بجزء من مصروفات الأصل في نفس الوقت الذي تسجل فيه الشركة الإيرادات التي تم الحصول عليها من الأصل الثابت. وبالتالي ، إذا قمت بتحميل تكلفة أصل ثابت بالكامل على المصروفات في فترة محاسبية واحدة ، لكنها استمرت في توليد الإيرادات لسنوات في المستقبل ، فستكون هذه معاملة محاسبية غير صحيحة بموجب مبدأ المطابقة ، لأن الإيرادات لا تتم مطابقتها مع المصاريف ذات الصلة.
في الواقع ، لا يمكن دائمًا ربط الإيرادات بشكل مباشر بأصل ثابت معين. بدلاً من ذلك ، يمكن ربطها بسهولة أكبر بنظام إنتاج كامل أو مجموعة أصول.
يمكن أن يكون إدخال دفتر اليومية للإهلاك إدخالًا بسيطًا مصممًا لاستيعاب جميع أنواع الأصول الثابتة ، أو يمكن تقسيمه إلى إدخالات منفصلة لكل نوع من أنواع الأصول الثابتة.
يتمثل إدخال دفتر اليومية الأساسي للإهلاك في الخصم من حساب مصروفات الإهلاك (الذي يظهر في بيان الدخل) واعتماد حساب الاستهلاك المتراكم (الذي يظهر في الميزانية العمومية كحساب مقابل يقلل من مقدار الأصول الثابتة). بمرور الوقت ، سيستمر رصيد الإهلاك المتراكم في الزيادة مع إضافة المزيد من الإهلاك إليه ، حتى يحين الوقت الذي يتساوى فيه مع التكلفة الأصلية للأصل. في ذلك الوقت ، توقف عن تسجيل أي مصروفات إهلاك ، حيث تم الآن تخفيض تكلفة الأصل إلى الصفر.
على سبيل المثال ، تحسب شركة ABC أنه يجب أن يكون لديها 25000 دولار من مصروفات الإهلاك في الشهر الحالي. الدخول هو:
