المستند المصدر هو المستند الأصلي الذي يحتوي على تفاصيل المعاملة التجارية. يلتقط المستند المصدر المعلومات الأساسية حول المعاملة ، مثل أسماء الأطراف المعنية ، والمبالغ المدفوعة (إن وجدت) ، والتاريخ ، ومضمون المعاملة. غالبًا ما يتم تحديد مستندات المصدر برقم فريد ، بحيث يمكن التمييز بينها في نظام المحاسبة. يعد الترقيم المسبق للمستندات مفيدًا بشكل خاص ، لأنه يسمح للشركة بالتحقيق فيما إذا كانت هناك أي مستندات مفقودة.
بمجرد تسجيل المعلومات الموجودة في المستند المصدر في نظام المحاسبة ، تتم فهرسة المستند المصدر لتسهيل الوصول إليه وأرشفته. يتم تخزين المستندات التي تم إنشاؤها خلال العام الماضي بشكل عام في الموقع ، مع تخزين المستندات القديمة في مرافق تخزين خارج الموقع أقل تكلفة.
تعد وثائق المصدر مهمة للمدققين الذين يستخدمونها كدليل على حدوث المعاملات المسجلة بالفعل. تستخدم الشركات أيضًا مستند المصدر كدليل عند التعامل مع شركائها التجاريين ، عادةً فيما يتعلق بالمدفوعات. أمثلة من وثائق المصدر هي:
شيك ملغى
ملاحظة ائتمانية
قسيمة الإيداع
تقرير المصاريف
فاتورة
استمارة طلب المواد
أمر شراء
بطاقة الحضور
إيصال المبيعات
لأغراض الإثبات ، الصور الإلكترونية لوثائق المصدر مقبولة بشكل عام ، على الرغم من أن الوثائق الورقية قد تظل مطلوبة في بعض الحالات.
عادة ما يكون من الضروري الاحتفاظ بوثائق المصدر لعدة سنوات. تفرض خدمة الإيرادات الداخلية فترات الاحتفاظ ببعض أنواع المستندات المتعلقة بكشوف المرتبات. إذا كان هناك أي سؤال بخصوص فترة الاحتفاظ بوثيقة ما ، فاستشر محاميًا مطلعًا.
