يخزن دفتر الأستاذ الفرعي تفاصيل حساب التحكم في دفتر الأستاذ العام. بمجرد تسجيل المعلومات في دفتر الأستاذ الفرعي ، يتم تلخيصها بشكل دوري وترحيلها إلى حساب التحكم في دفتر الأستاذ العام ، والذي يتم استخدامه بدوره لإنشاء البيانات المالية للشركة. معظم الحسابات في دفتر الأستاذ العام هي ليس حسابات المراقبة بدلاً من ذلك ، يتم تسجيل المعاملات الفردية مباشرة فيها. تُستخدم دفاتر الأستاذ الفرعية عندما يكون هناك قدر كبير من معلومات المعاملة التي قد تؤدي إلى تشويش دفتر الأستاذ العام. ينشأ هذا الموقف عادة في الشركات ذات حجم المبيعات الكبير. وبالتالي ، ليست هناك حاجة لدفتر أستاذ فرعي في شركة صغيرة.
يمكن إعداد دفتر أستاذ فرعي لأي حساب دفتر أستاذ عام تقريبًا. ومع ذلك ، عادة ما يتم إنشاؤها فقط للمناطق التي توجد فيها أحجام معاملات عالية ، مما يحد من استخدامها في مناطق قليلة. أمثلة على دفاتر الأستاذ الفرعية هي:
دفتر الأستاذ حسابات الدفع
دفتر حسابات القبض
دفتر أستاذ الأصول الثابتة
دفتر الأستاذ
دفتر الأستاذ المشتريات
كمثال على المعلومات الموجودة في دفتر الأستاذ الفرعي ، قد يحتوي دفتر الأستاذ للمخزون على معاملات حول الإيصالات في المخزون ، وحركات المخزون إلى أرضية الإنتاج ، والتحويل إلى سلع تامة الصنع ، وتقارير الخردة وإعادة العمل ، وعمليات شطب المخزون المتقادم ، والمبيعات إلى عملاء.
جزء من عملية إقفال نهاية الفترة هو ترحيل المعلومات في دفتر الأستاذ الفرعي إلى دفتر الأستاذ العام. عادةً ما يكون الترحيل خطوة معالجة يدوية ، لذلك تحتاج إلى التحقق من اكتمال وإغلاق جميع دفاتر الأستاذ الفرعية بشكل مناسب قبل ترحيل إجمالياتها الملخصة إلى دفتر الأستاذ العام. وإلا ، فقد لا يتم ترحيل بعض الحركات المتأخرة إلى دفتر الأستاذ العام حتى فترة إعداد التقارير التالية.
للبحث في المعلومات المحاسبية عند استخدام دفتر الأستاذ الفرعي ، تحتاج إلى الانتقال من دفتر الأستاذ العام إلى دفتر الأستاذ الفرعي المناسب ، حيث يتم تخزين المعلومات التفصيلية.
ليست هناك حاجة لإعداد دفاتر الأستاذ الفرعية من منظور التحكم أو الوصول إلى البيانات ، حيث يمكنك عادةً تقييد الوصول إلى الحسابات الفردية في حزم برامج المحاسبة الأفضل.
شروط مماثلة
يُعرف دفتر الأستاذ الفرعي أيضًا باسم دفتر الأستاذ الفرعي أو الحساب الفرعي.
