بموجب الأساس النقدي للمحاسبة ، يتم تسجيل المعاملات التجارية فقط عندما يتم إصدار أو استلام النقد المتعلق بها. وبالتالي ، يمكنك تسجيل عملية بيع على أساس نقدي عندما تتلقى المؤسسة النقد من عملائها ، وليس عند إصدار الفواتير لهم. يستخدم الأساس النقدي بشكل شائع في الشركات الصغيرة ، لأنه لا يتطلب سوى قدر محدود من الخبرة المحاسبية. ومع ذلك ، قد يكون من الضروري التحويل إلى أساس الاستحقاق المحاسبي ، ربما لمراجعة دفاتر الشركة استعدادًا لبيعها ، أو طرحها للجمهور ، أو للحصول على قرض. يتم استخدام أساس الاستحقاق لتسجيل الإيرادات والمصروفات في الفترة التي يتم فيها اكتسابها ، بغض النظر عن التدفقات النقدية الفعلية. للتحويل من الأساس النقدي إلى المحاسبة على أساس الاستحقاق ، اتبع الخطوات التالية:
أضف المصاريف المستحقة. أضف جميع المصروفات التي حصلت عليها الشركة لميزة ولكنها لم تدفع للمورد أو الموظف بعد. هذا يعني أنه يجب عليك تجميع جميع أنواع النفقات تقريبًا ، مثل الأجور المكتسبة ولكن غير المدفوعة ، والمواد المباشرة المستلمة ولكن غير المدفوعة ، واللوازم المكتبية المستلمة ولكن غير المدفوعة ، وما إلى ذلك.
اطرح المدفوعات النقدية. اطرح النفقات النقدية المصروفة للمصروفات التي كان ينبغي تسجيلها في الفترة المحاسبية السابقة. وهذا يعني أيضًا تقليل رصيد الأرباح المحتجزة في البداية ، وبالتالي دمج هذه النفقات في الفترة السابقة.
أضف المصاريف المدفوعة مقدمًا. قد تتعلق بعض المدفوعات النقدية بأصول لم يتم استهلاكها بعد ، مثل ودائع الإيجار. مراجعة النفقات التي تم إجراؤها خلال الفترة المحاسبية لمعرفة ما إذا كانت هناك أي نفقات مدفوعة مسبقًا ، ونقل الجزء غير المستخدم من هذه العناصر إلى حساب الأصول. إذا اخترت أن تفعل الشيء نفسه بالنسبة للنفقات التي تم إجراؤها في فترات سابقة ، فقم بتعديل رصيد الأرباح المحتجزة في البداية لإزالة النفقات التي يتم تحويلها الآن إلى حساب أصول مصروفات مدفوعة مسبقًا.
إضافة حسابات القبض. سجل حسابات القبض والمبيعات لجميع الفواتير الصادرة للعملاء والتي لم يتم استلام أي مبالغ نقدية منها بعد.
اطرح الإيصالات النقدية. قد يتم تسجيل بعض المبيعات التي نشأت في فترة سابقة خلال الفترة المحاسبية الحالية بناءً على استلام النقد في تلك الفترة. إذا كان الأمر كذلك ، فقم بعكس معاملة البيع وتسجيلها بدلاً من ذلك كبيع وحساب مستحق في الفترة السابقة. سيتطلب ذلك تعديل بداية حساب الأرباح المحتجزة.
اطرح مدفوعات العميل المسبقة. قد يكون العملاء قد دفعوا مقدمًا مقابل طلباتهم ، والتي كان سيتم تسجيلها كمبيعات وفقًا للأساس النقدي للمحاسبة. قم بتسجيلها كالتزامات قصيرة الأجل حتى يحين الوقت الذي تقوم فيه الشركة بشحن البضائع ذات الصلة أو تقديم الخدمات المشار إليها.
يمكن أن يكون تحويل الأساس النقدي إلى المحاسبة على أساس الاستحقاق أمرًا صعبًا ، لأي برنامج محاسبة تم تكوينه للأساس النقدي غير مصمم للتعامل مع المحاسبة على أساس الاستحقاق. هذا يعني أنه يجب إجراء جميع تعديلات التحويل يدويًا ، مع إدخالات دفتر اليومية. قد يكون من الأسهل إدارة التحويل في جدول بيانات منفصل ، وعدم تضمينه مطلقًا في سجلات المحاسبة الرسمية.
من المحتمل جدًا أن يتم إغفال بعض المعاملات أثناء التحويل من الأساس النقدي إلى المحاسبة على أساس الاستحقاق. لسوء الحظ ، فإن الطريقة الوحيدة للتأكد من التحويل الكامل والدقيق هي فحص جميع المعاملات المحاسبية خلال السنة التي يتم تحويلها ، وكذلك في الربع الأخير من العام السابق. وبالتالي ، فإن التحويل كثيف العمالة ومكلف.
علاوة على ذلك ، يلزم وجود مجموعة كاملة للغاية من السجلات المحاسبية للتحويل من الأساس النقدي إلى أساس الاستحقاق. نظرًا لأن الأعمال التجارية القائمة بالفعل على الأساس النقدي من المحتمل أن تكون صغيرة مع تمويل أقل لمحافظ الدفاتر أو المراقب المالي بدوام كامل ، فمن المحتمل تمامًا أن تكون السجلات المحاسبية في حالة فوضى كافية بحيث لا يمكن إجراء التحويل في بطريقة موثوقة.
