تتضمن عملية التسوية المصرفية مقارنة السجلات الداخلية والسجلات المصرفية لحساب مصرفي ، وتعديل السجلات الداخلية حسب الضرورة لمواءمة الاثنين. يتم ذلك للتأكد من دقة الرصيد النقدي المسجل للمؤسسة. عادة ما يتم إنجاز عملية التسوية المصرفية باستخدام وحدة التسوية المصرفية في حزمة برامج المحاسبة. بافتراض أن هذه هي الحالة ، اتبع هذه الخطوات لإكمال تسوية بنكية:
الوصول إلى السجلات المصرفية. الوصول إلى كشف الحساب المصرفي عبر الإنترنت المقدم من البنك للحساب النقدي للشركة (على الأرجح حسابه الجاري).
برنامج الوصول. الوصول إلى وحدة التسوية المصرفية في برنامج المحاسبة.
تحديث الشيكات غير المحصلة. انتقل إلى قسم الشيكات في وحدة التسوية المصرفية. سيعرض النظام قائمة بالشيكات غير المحصلة. قم بمطابقة قائمة الشيكات هذه مع قائمة الشيكات التي تمت تصفية البنك ، كما هو مدرج في كشف الحساب المصرفي. في وحدة التسوية البنكية ، ضع علامة على جميع الشيكات التي قامت بتصفية البنك. قد تنشأ المشكلات التالية:
إذا تم إدراج أي شيكات مسجلة من قبل البنك على أنها مقاصة في كشف الحساب البنكي بمبالغ مختلفة عما سجلته الشركة ، فقم بالوصول إلى صورة الشيك المنشورة على موقع البنك للتحقق من المبلغ على الشيك. إذا قامت الشركة بتسجيله بشكل غير صحيح ، فقم بإجراء إدخال تعديل لمطابقة مبلغ الشيك مع المبلغ المسجل من قبل البنك.
إذا تم إدراج أي شيكات مسجلة من قبل البنك على أنها مقاصة بشكل غير صحيح من قبل البنك ، فاتصل بالبنك وأرسل لهم وثائق الخطأ. سيبقى هذا الفرق بين المبالغ المسجلة للبنك والشركة حتى يحين الوقت الذي يقوم فيه البنك بتعديل سجلاته. في غضون ذلك ، سيكون الفرق عنصر تسوية.
تحديث الودائع في العبور. انتقل إلى قسم الودائع في وحدة التسوية المصرفية. سيعرض النظام قائمة بالإيداعات قيد النقل. قم بمطابقة هذه الودائع بقائمة الودائع التي تمت تصفية البنك ، كما هو مدرج في كشف الحساب المصرفي. في وحدة التسوية المصرفية ، ضع علامة على جميع الإيداعات التي قامت بتصفية البنك. قد تنشأ المشكلات التالية:
قد يكون البنك قد سجل بعض الودائع التي لم تسجلها الشركة. إذا كان الأمر كذلك ، فقم بالوصول إلى صورة الشيك المنشورة على موقع البنك للتحقق من مصدر الشيك ومقداره. سجل هذا الإيداع في سجلات الشركة.
ربما تكون الشركة قد سجلت بعض الودائع التي لم يسجلها البنك. قد يكون هذا بسبب حالة الأموال غير الكافية ، أو لأن البنك لا يقبل الشيكات الأجنبية. ستعمل هذه الإيداعات على تسوية البنود حتى يحين الوقت الذي تستطيع فيه الشركة إقناع البنك بإيداعها أو إيجاد طريقة بديلة لتحويل الشيكات المودعة إلى نقد. قد يتطلب أيضًا عكس هذه العناصر المودعة في سجلات الشركة.
أدخل المصاريف الجديدة. أدخل كمصروفات في سجلات الشركة أي بنود حساب سجلها البنك مقابل الحساب. أمثلة على هذه النفقات هي:
رسوم أموال غير كافية. هذه رسوم تُفرض على الشركة مقابل أي شيكات مودعة (أو صادرة) لم يكن لدى المُصدر أموال كافية لها.
شيكات رسوم الطباعة. يتم فرض هذه الرسوم عندما تطلب الشركة مخزونًا جديدًا من الشيكات من خلال البنك.
رسوم الخدمة. سيقوم البنك بفرض رسوم على عناصر مثل معالجة الشيكات ومعالجة الإيداع ومدفوعات الإيداع المباشر والتحويلات البرقية الصادرة والمستلمة (المعروفة باسم رسوم الرفع).
أدخل رصيد البنك. أدخل في وحدة التسوية البنكية الرصيد النقدي الختامي المدون في كشف الحساب البنكي.
مراجعة المصالحة. يجب أن يعرض البرنامج الآن أي فرق في الرصيد النقدي الختامي المسجل من قبل الشركة والبنك ، إلى جانب أي عناصر تسوية ، مثل الشيكات المعلقة والودائع قيد النقل. إذا لم يكن هناك بند تسوية غير موثق ، فقم بطباعة التسوية البنكية وتخزينها.
مواصلة التحقيق. إذا كان هناك بند تسوية غير موثق ، فراجع خطوات عملية التسوية البنكية المذكورة للتو. إذا كان لا يزال هناك تباين غير موثق ، فارجع إلى التسويات البنكية للفترات السابقة ومعرفة ما إذا كان الفرق قد نشأ في فترة سابقة. إذا كان الأمر كذلك ، فابحث عن الفترات السابقة لتحديد الفرق.
اضبط العناصر غير المادية. إذا كان الفرق المتبقي غير جوهري ، فقد يكون من المقبول تسجيل الاختلاف في دفاتر الشركة ، بدلاً من قضاء الوقت في أنشطة التحقيق الإضافية.
نظرًا لمقدار الوقت المطلوب لإكمال عملية التسوية المصرفية ، تحاول بعض الشركات تقليل تأثيرها على عملية إقفال نهاية الفترة عن طريق إجراء تسوية يومية. من خلال القيام بذلك ، فإن أي بنود تسوية متبقية في نهاية الشهر تكون طفيفة جدًا بحيث يمكن إكمالها في بضع دقائق.
