عملية المحاسبة هي ثلاثة أنواع منفصلة من المعاملات المستخدمة لتسجيل المعاملات التجارية في السجلات المحاسبية. ثم يتم تجميع هذه المعلومات في البيانات المالية. أنواع المعاملات هي:
نوع المعاملة الأول هو التأكد من أن عكس الإدخالات من الفترة السابقة قد تم عكسه في الواقع.
تتكون المجموعة الثانية من الخطوات اللازمة لتسجيل المعاملات التجارية الفردية في السجلات المحاسبية.
المجموعة الثالثة هي معالجة نهاية الفترة المطلوبة لإغلاق الدفاتر وإنتاج البيانات المالية.
سنتناول هذه الأجزاء الثلاثة من عملية المحاسبة أدناه.
بداية معالجة الفترة
تحقق من أن جميع الحركات المعينة كعكس الإدخالات في الفترات السابقة قد تم عكسها بالفعل. يضمن القيام بذلك عدم تسجيل المعاملات مرتين في الفترة الحالية. عادةً ما يتم وضع علامة على هذه المعاملات على أنها تعكس الإدخالات في برنامج المحاسبة ، لذلك يجب أن يكون الانعكاس تلقائيًا. ومع ذلك ، قم بفحص الحسابات في بداية الفترة للتحقق من الانعكاسات. إذا لم يتم تعيين علامة عكسية ، فيجب عكس الإدخال يدويًا باستخدام إدخال دفتر يومية جديد.
المعاملات الفردية
الخطوات المطلوبة للمعاملات الفردية في عملية المحاسبة هي:
تحديد المعاملة. أولاً ، حدد نوع المعاملة التي قد تكون. ومن الأمثلة على ذلك شراء البضائع من الموردين ، وبيع المنتجات للعملاء ، ودفع رواتب الموظفين ، وتسجيل استلام النقد من العملاء.
تحضير الوثيقة. غالبًا ما يكون هناك مستند عمل يتم إعداده أو الاعتراف به لبدء المعاملة ، مثل فاتورة للعميل أو فاتورة من أحد الموردين.
تحديد الحسابات. يتم تسجيل كل معاملة تجارية في حساب في قاعدة بيانات المحاسبة ، مثل حساب الإيرادات أو المصاريف أو الأصول أو الالتزامات أو حقوق المساهمين. حدد الحسابات التي سيتم استخدامها لتسجيل المعاملة.
سجل المعاملة. أدخل المعاملة في نظام المحاسبة. يتم ذلك إما بإدخال دفتر يومية أو نموذج معاملة قياسي عبر الإنترنت (مثل المستخدم لتسجيل الإيصالات النقدية مقابل حسابات القبض المفتوحة). في الحالة الأخيرة ، تسجل نماذج المعاملة المعلومات في مجموعة حسابات محددة مسبقًا (والتي يمكن تجاوزها).
هذه الخطوات الأربع هي جزء من العملية المحاسبية المستخدمة لتسجيل المعاملات التجارية الفردية في السجلات المحاسبية.
معالجة نهاية الفترة
يتم استخدام الخطوات المتبقية في عملية المحاسبة لتجميع كافة المعلومات التي تم إنشاؤها في الخطوات السابقة ، وتقديمها في شكل البيانات المالية. الخطوات هي:
تحضير ميزان المراجعة. ميزان المراجعة هو قائمة بالأرصدة النهائية في كل حساب. يجب أن يساوي إجمالي جميع الديون في ميزان المراجعة إجمالي جميع الائتمانات ؛ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقد حدث خطأ في إدخال المعاملات الأصلية يجب بحثه وتصحيحه.
ضبط ميزان المراجعة. قد يكون من الضروري تعديل ميزان المراجعة ، إما لتصحيح الأخطاء أو لإنشاء بدلات من أنواع مختلفة ، أو لتراكم الإيرادات أو النفقات في الفترة.
مستعد ميزان المراجعة المعدل. هذا هو ميزان المراجعة الأصلي ، زائدًا أو ناقصًا جميع التعديلات التي تم إجراؤها لاحقًا.
إعداد البيانات المالية. قم بإنشاء البيانات المالية من ميزان المراجعة المعدل. تشكل بنود الأصول والخصوم وحقوق المساهمين الميزانية العمومية ، بينما تشكل بنود مصروفات الإيرادات بيان الدخل.
أغلق الفترة. يتضمن ذلك تحويل الأرصدة في حسابات الإيرادات والمصروفات إلى حساب الأرباح المحتجزة ، وتركها فارغة وجاهزة لتلقي المعاملات للفترة المحاسبية التالية.
يحضر ميزان المراجعة بعد الإغلاق. يجب أن يكون لهذا الإصدار من ميزان المراجعة صفر أرصدة حساب لجميع حسابات الإيرادات والمصروفات.
في الواقع ، ستنشئ أي حزمة برامج محاسبة تلقائيًا جميع إصدارات ميزان المراجعة والبيانات المالية ، وبالتالي قد يتم تقليل الخطوات الفعلية في عملية المحاسبة بشكل كبير. بدلاً من ذلك ، من المحتمل أن تكون الخطوات المستخدمة في بيئة محوسبة هي:
إعداد البيانات المالية. يتم تجميع هذه المعلومات تلقائيًا من دفتر الأستاذ العام بواسطة برنامج المحاسبة.
أغلق الفترة. يغلق موظفو المحاسبة الفترة المحاسبية التي اكتملت للتو ، ويفتحون الفترة المحاسبية الجديدة. القيام بذلك يمنع معاملات الفترة الحالية من الدخول عن غير قصد في الفترة المحاسبية السابقة. في شركة متعددة الأقسام ، قد يكون من الضروري إكمال خطوة إغلاق هذه الفترة في البرنامج لكل شركة فرعية.
شروط مماثلة
تُعرف عملية المحاسبة أيضًا باسم دورة المحاسبة.
