الإدارة بالاستثناء هي ممارسة فحص النتائج المالية والتشغيلية للأعمال التجارية ، ولفت انتباه الإدارة فقط إلى القضايا إذا كانت النتائج تمثل اختلافات جوهرية عن المبلغ المدرج في الميزانية أو المتوقع. على سبيل المثال ، قد يُطلب من المتحكم في الشركة إخطار الإدارة بتلك النفقات التي تزيد عن 10،000 دولار أو تزيد بنسبة 20٪ عن المتوقع.
الغرض من مفهوم الإدارة بالاستثناء هو إزعاج الإدارة فقط بأهم الفروق من الاتجاه المخطط أو نتائج الأعمال. من المفترض أن يقضي المديرون وقتًا أطول في الاهتمام بهذه الفروق الكبيرة وتصحيحها. يمكن ضبط المفهوم بدقة ، بحيث يتم لفت انتباه المديرين من المستوى الأدنى إلى الفروق الأصغر ، بينما يتم الإبلاغ عن التباين الهائل مباشرة إلى الإدارة العليا.
مزايا الإدارة بالاستثناء
هناك عدة أسباب وجيهة لاستخدام هذه التقنية. هم انهم:
إنه يقلل من مقدار النتائج المالية والتشغيلية التي يجب على الإدارة مراجعتها ، وهو استخدام أكثر كفاءة لوقتهم.
يمكن تعيين كاتب التقرير المرتبط بنظام المحاسبة ليقوم تلقائيًا بطباعة التقارير على فترات زمنية محددة تحتوي على مستويات استثناء محددة مسبقًا ، وهي طريقة إعداد تقارير ذات حد أدنى من التدخل الجراحي.
تسمح هذه الطريقة للموظفين باتباع نهجهم الخاصة لتحقيق النتائج المنصوص عليها في ميزانية الشركة. ستتدخل الإدارة فقط في حالة وجود شروط استثناء.
سيقوم مدققو الشركة بإجراء استفسارات حول الاستثناءات الكبيرة كجزء من أنشطة التدقيق السنوية الخاصة بهم ، لذلك يجب على الإدارة التحقيق في هذه المشكلات قبل التدقيق.
عيوب الإدارة بالاستثناء
هناك العديد من المشكلات المتعلقة بمفهوم الإدارة بالاستثناء ، وهي:
يعتمد هذا المفهوم على وجود ميزانية يتم مقارنة النتائج الفعلية بها. إذا لم تكن الميزانية مصاغة بشكل جيد ، فقد يكون هناك عدد كبير من الفروق ، كثير منها غير ذي صلة ، والتي ستضيع وقت أي شخص يحقق فيها.
يتطلب المفهوم استخدام المحللين الماليين الذين يعدون ملخصات التباين ويقدمون هذه المعلومات إلى الإدارة. وبالتالي ، هناك حاجة إلى طبقة إضافية من النفقات العامة للشركة لجعل المفهوم يعمل بشكل صحيح. أيضًا ، قد لا يدرك المحلل غير الكفء مشكلة خطيرة محتملة ، ولن يلفت انتباه الإدارة إليها.
يعتمد هذا المفهوم على نظام القيادة والتحكم ، حيث تتم مراقبة الظروف واتخاذ القرارات من قبل مجموعة مركزية من كبار المديرين. بدلاً من ذلك ، يمكن أن يكون لديك هيكل تنظيمي لامركزي ، حيث يمكن للمديرين المحليين مراقبة الظروف على أساس يومي ، وبالتالي لا تحتاج إلى نظام إبلاغ عن الاستثناءات.
يفترض المفهوم أن المديرين فقط هم من يمكنهم تصحيح الفروق. إذا تم تنظيم العمل بدلاً من ذلك بحيث يتمكن موظفو الخطوط الأمامية من التعامل مع معظم الاختلافات بمجرد ظهورها ، فلن تكون هناك حاجة كبيرة للإدارة عن طريق الاستثناء.
