الديون والائتمانات هي الجوانب المتعارضة لإدخال دفتر اليومية المحاسبية. يتم استخدامها لتغيير أرصدة النهاية في حسابات دفتر الأستاذ العام. القواعد التي تحكم استخدام عمليات الخصم والائتمان في إدخال دفتر اليومية هي كما يلي:
القاعدة 1: ستزيد جميع الحسابات التي تحتوي عادةً على رصيد مدين في المبلغ عند إضافة خصم (العمود الأيسر) إليها ، ويتم تخفيضها عند إضافة رصيد (العمود الأيمن) إليها. أنواع الحسابات التي تنطبق عليها هذه القاعدة هي المصاريف والأصول وأرباح الأسهم.
القاعدة 2: ستزيد جميع الحسابات التي تحتوي عادةً على رصيد دائن في المبلغ عند إضافة رصيد (العمود الأيمن) إليها ، وتنخفض عند إضافة الخصم (العمود الأيسر) إليها. أنواع الحسابات التي تنطبق عليها هذه القاعدة هي الخصوم والإيرادات وحقوق الملكية.
القاعدة 3: تعمل حسابات الكونترا على تقليل أرصدة الحسابات التي يتم إقرانها بها. هذا يعني (على سبيل المثال) أن الحساب المقابل المقترن بحساب الأصول يتصرف كما لو كان حساب التزام.
القاعدة 4: يجب أن يساوي المبلغ الإجمالي للخصم المبلغ الإجمالي للائتمانات في المعاملة. وبخلاف ذلك ، يُقال إن المعاملة غير متوازنة ، وستكون البيانات المالية التي يتم من خلالها إنشاء المعاملة غير صحيحة بطبيعتها. ستقوم حزمة برامج المحاسبة بوضع علامة على أي إدخالات دفتر يومية غير متوازنة ، بحيث لا يمكن إدخالها في النظام حتى يتم تصحيحها.
باتباع قواعد الخصم والائتمان هذه ، سوف تكون مطمئنًا إلى إدخال إدخالات صحيحة تقنيًا في دفتر الأستاذ العام ، مما يلغي مخاطر وجود رصيد تجريبي غير متوازن. ومع ذلك ، فإن اتباع القواعد فقط لا يضمن أن الإدخالات الناتجة ستكون صحيحة من حيث الجوهر ، حيث يتطلب ذلك أيضًا معرفة كيفية تسجيل المعاملات في إطار المحاسبة المعمول به (مثل مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا أو معايير التقارير المالية الدولية).
