قد يتعامل موظفو التحصيل مع عدد هائل من الفواتير المتأخرة. إذا كان الأمر كذلك ، يحتاج مدير التحصيل إلى إجراء للتعامل مع العملاء بطريقة موحدة لحل مشكلات الدفع. يتم سرد إجراءات التحصيل المفصلة أدناه. يمثل تدفق العملية الموضح هنا بشكل عام فقط مراحل التفاعل مع العميل. قد يتم تبديل هذه الخطوات عشوائيًا أو استكمالها أو إلغاؤها ، اعتمادًا على حالة الدفع لكل فاتورة. الخطوات هي:
تعيين الفواتير المتأخرة (اختياري). عندما تصبح فاتورة متأخرة عن السداد ، قم بتعيينها إلى كاتب التحصيل لأنشطة التحصيل.
التحقق من الخصومات المسموح بها (اختياري). يجوز للعميل إرسال نموذج يوضح بالتفصيل مطالبة خصم بموجب خطة تسويق الشركة. إذا كان الأمر كذلك ، تحقق من المطالبة مع مدير التسويق وطابقها مع الخصومات التي أخذها العميل. إذا كان من الممكن تتبع الخصم إلى الخصم المسموح به ، فقم بتقديم نموذج الموافقة على مذكرة الائتمان لتعويض مبلغ الخصم.
إصدار خطابات مطالبة. استخدم برنامج المحاسبة لطباعة خطابات المطالبة على فترات زمنية محددة ، بحيث يشير كل واحد إلى الفواتير المتأخرة للعملاء. راجع الرسائل واستخرج أي أنشطة تحصيل أخرى قيد التنفيذ بالفعل. أرسل رسائل المطالبة الأخرى بالبريد أو بالبريد الإلكتروني إلى العملاء.
بدء الاتصال المباشر. إذا كان لا يزال هناك فواتير متأخرة ، فاتصل بالعملاء لمناقشة أسباب عدم الدفع. بعد كل مكالمة ، قم بتسجيل تفاصيل المكالمة ، بما في ذلك التاريخ والشخص الذي تم الاتصال به والأسباب المقدمة لتأخر السداد والوعود بالدفع.
تسوية ترتيبات الدفع (اختياري). إذا كان من الضروري قبول فترة سداد أطول ، فقم بتوثيق شروط المدفوعات التي يتعين دفعها ، بالإضافة إلى أي فائدة يتم دفعها وأي ضمانات شخصية للدفع.
ضبط حد الائتمان (اختياري). في هذه المرحلة ، يجب أن يكون لدى موظفي التحصيل معلومات كافية حول الحالة المالية للعميل للتوصية بموظفي الائتمان إذا كان تخفيض أو إنهاء حد ائتمان العميل أمرًا صحيحًا. يتحمل موظفو الائتمان مسؤولية تغيير حد الائتمان - يوفر موظفو التحصيل المعلومات فقط.
مراقبة المدفوعات بموجب ترتيبات التسوية (اختياري). إذا كانت هناك خطط دفع خاصة ، فقم بمقارنة تواريخ الدفع المجدولة بالتواريخ التي يتم فيها استلام الدفعات بالفعل ، واتصل بالعملاء بمجرد أن يتضح أنهم سيفوتون تاريخ الدفع المحدد. هذا المستوى من المراقبة مطلوب لمنع العملاء من تأخير مدفوعاتهم.
الرجوع إلى وكالة التحصيل. بمجرد تجربة جميع تقنيات التحصيل الداخلية الأخرى ، قم بتحويل الفواتير إلى وكالة تحصيل. في هذه المرحلة ، يجب بالتأكيد وضع العميل على قائمة الائتمان.
مقاضاة العميل (اختياري). إذا فشلت جميع البدائل الأخرى ، يمكنك مقابلة الموظفين القانونيين للشركة لتحديد ما إذا كانت الشركة لديها دعوى كافية ضد أحد العملاء للفوز بحكم ضدها في المحكمة. أيضًا ، يجب أن يكون لدى العميل أصول كافية متاحة لدفع أي حكم ضدها. إذا بدت هذه القضايا مواتية ، فاذِح للموظفين القانونيين المضي قدمًا في الدعوى.
شطب الرصيد المتبقي. إذا فشلت جميع تقنيات التحصيل ، فقم بإكمال نموذج الموافقة على مذكرة دائنة بمبلغ الفاتورة (الفواتير) المراد شطبها.
إجراء تشريح. إذا كانت هناك مشكلة معينة في أنظمة الشركة تسببت في حدوث ديون معدومة ، فاتصل باجتماع لهؤلاء الأشخاص الأكثر ارتباطًا بالمشكلة لمناقشة الحل. قم بتعيين المسؤولية عن بنود العمل ، وتوثيق الاجتماع ، وجدولة اجتماعات المتابعة حسب الضرورة.
من المرجح أن يتم استخدام إجراء التحصيل المحدد من قبل موظفي التحصيل الجدد. يجب السماح للموظفين الأكثر خبرة بتغيير أنشطتهم من هذه القائمة ، بناءً على آرائهم بشأن أفضل طريقة للتحصيل من عملاء معينين.
