قبل إغلاق الدفاتر في نهاية كل فترة إبلاغ ، يجب على موظفي المحاسبة التحقق من أن الإجمالي التفصيلي لجميع الحسابات الدائنة المستحقة يطابق رصيد حساب الدائنين المذكور في دفتر الأستاذ العام. يضمن القيام بذلك صحة مبلغ الحسابات الدائنة المبلغ عنها في الميزانية العمومية. وهذا ما يسمى تسوية الحسابات الدائنة. تشمل عملية تسوية الحسابات الدائنة الخطوات التالية:
قارن رصيد حساب الحسابات الدائنة النهائية في دفتر الأستاذ العام للفترة السابقة مباشرة بالتقرير التفصيلي للحسابات الدائنة القديمة اعتبارًا من نهاية نفس الفترة. إذا لم تتطابق هذه الأرقام ، فسيتعين عليك تسوية الفترات السابقة قبل محاولة التوفيق بين الفترة الحالية. إذا كان التباين غير جوهري ، فقد يكون من المقبول المضي قدمًا في التسوية للفترة الحالية.
قم بمراجعة حساب دفتر الأستاذ العام للحسابات الدائنة لمعرفة ما إذا كان قد تم إجراء أي إدخالات دفتر يومية للحساب أثناء فترة إعداد التقارير الحالية. إذا كان الأمر كذلك ، فقم بتوثيق هذه العناصر في جدول بيانات التسوية.
طباعة تقرير الذمم القديمة المنتهية في الفترة المشمولة بالتقرير الحالي. أدخل المبلغ الإجمالي المستحق من هذا التقرير في جدول بيانات التسوية. في هذه المرحلة ، يجب أن تكون المصالحة كاملة. إذا كان لا يزال هناك تباين ، ولم يكن تباينًا حدث في فترة سابقة ، ففكر في خطوات التسوية الإضافية التالية:
تحقق من ترحيل دفتر يومية الحسابات الدائنة بشكل صحيح إلى دفتر الأستاذ العام.
تحقق من طباعة تقرير الحسابات القديمة الدائنة بعد اكتمال جميع عمليات الترحيل.
تحقق من تعيين دفتر الأستاذ العام على فترة إعداد التقارير الصحيحة.
يمكن أن تكون عملية التسوية هذه صعبة عندما يتم إجراؤها لأول مرة. ومع ذلك ، بمجرد رصد جميع الأخطاء وإجراء التصحيحات ، يكون من السهل نسبيًا تحديث مستند التسوية في فترات إعداد التقارير اللاحقة.
