يتضمن تسجيل الدفع ببطاقة الائتمان الإدخال التفصيلي للمعلومات من كشف حساب بطاقة الائتمان في نظام محاسبة الشركة. عندما يرسل معالج بطاقة الائتمان بيان بطاقة ائتمان لشركة ما ، يتم تقديم فاتورة كبيرة للشركة تتضمن العديد من العناصر لمجموعة واسعة من عمليات الشراء. نظرًا لأن محتويات البيان يمكن أن تكون متنوعة جدًا ، فمن الصعب تعيين رمز رسوم افتراضي واحد للحساب (كما هو الحال مع معظم الموردين الآخرين ، الذين يميلون إلى الارتباط بمجموعة صغيرة من المشتريات). بدلاً من ذلك ، يجب أن يعمل موظفو إدخال بيانات الحسابات الدائنة في طريقهم من خلال كل من هذه البيانات وتعيين رموز الرسوم يدويًا لكل بند ، بناءً على نوع النفقات. البديل هو إعادة توجيه هذه البيانات إلى مستخدمي البطاقة وجعلهم يقومون بملء المعلومات المطلوبة ، على الرغم من أن هذا النهج يميل إلى تأخير معالجة المدفوعات.
قد يتم تزويد موظفي الحسابات الدائنة بقائمة قياسية للحسابات التي تم تعيين البنود المشحونة إليها ، نظرًا لوجود قدر معقول من الانتظام في أنواع العناصر المشتراة ببطاقة ائتمان. أمثلة على العناصر التي يتم شراؤها بشكل شائع:
السفر والترفيه
اللوازم المكتبية
تكلفة البضاعة المباعة
الاشتراكات
المقاصة لإدخال المصاريف لأي من البنود السابقة هي حساب الحسابات الدائنة.
بمجرد التسجيل في نظام الحسابات الدائنة ، يتم في النهاية إجراء الدفع بشيك بالمبلغ المشار إليه في بيان بطاقة الائتمان (زائد أو ناقص أي تعديلات) ، حيث يوجد خصم على حساب الحسابات الدائنة وائتمان في الحساب النقدي. يتم بعد ذلك حذف إشعار التحويل من البيان وإرفاقه بالشيك وإرساله بالبريد إلى معالج بطاقة الائتمان. يقوم موظفو الحسابات الدائنة بعد ذلك بإرفاق نسخة من الشيك بالجزء المتبقي من كشف حساب البطاقة ، ويقومون بحفظها حسب الشهر.
يجب تكرار عملية محاسبة بطاقة الائتمان المذكورة هنا بالضبط في كل شهر. خلاف ذلك ، قد يحتوي حتى بيان بطاقة واحدة على مثل هذه النفقات الكبيرة بحيث يمكن للمعالجة غير الصحيحة أن تؤثر بشكل ملحوظ على النتائج المالية للمؤسسة.
