الفاتورة المتأخرة هي فاتورة لم يتم دفعها اعتبارًا من تاريخ استحقاقها. إذا قامت شركة ما بتمديد الائتمان لعملائها ، فمن المحتمل أن تواجه مواقف حيث يتعين عليها تحصيل فاتورة مستحقة السداد. هناك العديد من الخطوات المتاحة للقيام بذلك. تبدأ عملية التحصيل بالفعل قبل إصدار فاتورة للعميل. ضع في اعتبارك ما يلي:
- أعد تكوين شروط الدفع. طلب سداد كامل المبلغ المستحق أو جزء منه قبل إجراء التسليم ، وضغط شروط الدفع إلى أيام أقل ، و / أو ذكر أنك ستفرض رسومًا متأخرة. يجب أن تؤدي مجموعة من هذه العناصر إلى تسريع عملية تحصيل النقود.
- مراجعة الائتمان. هل يجب أن تمنح ائتمانًا للعميل في البداية؟ يجب أن يتطلب أي طلب متوسط إلى كبير للائتمان التجاري استكمال طلب الائتمان ، وفحص البيانات المالية للعميل ، ومراجعة تقرير ائتمان طرف ثالث.
- أخطاء الشحن. هل للشركة تاريخ في إصدار منتجات غير صحيحة أو تالفة؟ إذا كان الأمر كذلك ، فستكون جهود التحصيل أكثر صعوبة. سيؤدي تصحيح هذه المشكلات الداخلية إلى القضاء على العديد من مشكلات التجميع.
- أخطاء الفواتير. احصل على فواتير معقدة أو كبيرة من الشخص الثاني. بخلاف ذلك ، من المحتمل أن يقوم العملاء بتأجيل الدفع ، حتى لو لم يتضمن الخطأ السعر المذكور في الفاتورة.
مجموعة مختارة من أفضل الخيارات للتحصيل بعد إصدار الفاتورة مذكورة أدناه ، بترتيب متزايد من الخطورة. إذا كنت ترغب في الحفاظ على علاقة ودية مع أحد العملاء ، فمن الأفضل أن تقصر نفسك على العناصر السابقة في القائمة. إذا كنت تريد ببساطة أن تحصل على أجر ، ولا تتوقع أو تريد علاقة طويلة الأمد ، فقد تكون الأساليب الأكثر عدوانية لاحقًا في القائمة هي ما تحتاجه. هم انهم:
- رسالة تذكير. هذه رسالة تذكير (أو فاكس أو بريد إلكتروني) توضح المبلغ المستحق للدفع ورقم الفاتورة وتاريخ الفاتورة. من المفترض أن يكون تذكيرًا بسيطًا.
- مكالمة هاتفية. إذا لم يستدعي خطاب المطالبة أي رد ، فقد حان الوقت لإجراء مكالمة من شخص لآخر لمعرفة سبب عدم إجراء الدفع. يمكنك بعد ذلك التبديل إلى مجموعة متنوعة من التكتيكات ، اعتمادًا على ما تتعلمه.
- إبلاغ موظفي المبيعات. قد يكون قسم المبيعات لديك قادرًا على إعادة القنوات إلى العميل للحصول على الدفع.
- يتصعد. إذا لم تتمكن من الحصول على شخص ما في قسم محاسبة العميل للسماح بالدفع ، فقد يكون لديك حظ أفضل إذا اتصل المدير المالي أو المتحكم بنظيره.
- قم بإعداد جدول الدفع. إذا كان العميل ببساطة لا يستطيع الدفع في هذا الوقت ، فقم بإعداد جدول دفع لسلسلة من المدفوعات المستقبلية ، ويفضل أن يكون مدعومًا بضمان شخصي من قبل مالك العميل.
- قبول عودة البضائع. إذا كان العميل لا يزال لديه كل ما بعته له ، فقم بترتيب إعادته.
- إصدار خطاب محامي. هذا في الأساس عبارة عن "صورة سيئة" صادرة عن محاميك ، وعلى ورق رسمي يحمل عنوان المحامي ، تحذيرًا من عواقب أخرى إذا لم يتم السداد في الحال.
- فرض تعليق ائتماني. لا تسمح لقسم الشحن بإرسال أي شحنات أخرى إلى العميل ، وتأكد من أن العميل على علم بهذا التعليق الائتماني.
- سو في محكمة الدعاوى الصغيرة. من غير المكلف للغاية مقاضاة العميل في محكمة المطالبات الصغيرة ، إذا لم يكن المبلغ غير المسدد كبيرًا. قد يكون من الكافي ببساطة ملء نموذج شكوى محكمة الدعاوى الصغيرة وإرسال نسخة إلى العميل ، بدلاً من تقديمه إلى المحكمة.
- مقاضاة الزبون. هذا جهد أخير ، وسيكون طويل الأمد ومكلفًا. كما أنه لا يوجد فرق كبير إذا فزت في المحكمة إذا لم يكن لدى العميل مال. وبالتالي ، قم بفحص العملاء مسبقًا لمعرفة ما إذا كان لديهم أصول كافية قبل السماح بمعركة قانونية.
- تقديم عريضة إفلاس قسري. إذا كان العميل لا يدفع لعدد من مورديه ، فيمكنك التجمع مع العديد من الموردين الآخرين لتقديم التماس لإفلاس العميل. سيؤدي هذا إلى بدء إجراءات الإفلاس المطولة ، ولكنه قد يسمح لك باستعادة مبلغ صغير من الحساب الأصلي المدين.
تمثل النقاط الست الأولى من هذه النقاط جهودًا متواضعة نسبيًا من المحتمل أن تشارك فيها أي شركة مع عملائها على المدى الطويل. يزداد مستوى الضراوة بشكل كبير بعد ذلك ، بحيث لا يتم التعامل مع العناصر اللاحقة إلا إذا كنت على استعداد لوقف جميع المبيعات الإضافية مع أحد العملاء.
