كشوف المرتبات هي عملية تقديم تعويضات للموظفين عن جهودهم نيابة عن الشركة. يتم التعامل معها عادةً من قبل قسم المحاسبة أو قسم الموارد البشرية. تقوم العديد من المؤسسات الآن بالاستعانة بمصادر خارجية للجزء الأكبر من معالجة كشوف المرتبات الخاصة بها إلى طرف ثالث متخصص في هذا النشاط. تتضمن وظيفة معالجة كشوف المرتبات الخطوات التالية:
جمع المعلومات حول ساعات العمل. يقدم العمال الذين يتقاضون رواتبهم على أساس الساعة ساعات عملهم ، عادةً من خلال نظام ضبط الوقت مثل ساعة ضبط الوقت أو ساعة الوقت المحوسبة أو موقع تتبع الوقت عبر الإنترنت أو حتى الهاتف الخلوي. هذا ليس ضروريًا لأولئك الموظفين الذين يتقاضون رواتب ، حيث يتم دفع مبلغ ثابت لهم في كل فترة زمنية.
الحصول على الموافقة على ساعات العمل. يقوم مشرفو العمال بالساعة بمراجعة معلومات الوقت المقدمة والموافقة على ساعات العمل ، أو يطلبون من الموظفين تصحيح الأخطاء.
احسب الراتب. بالنسبة للعمال الذين يتقاضون رواتبهم على أساس الساعة ، قم بضرب ساعات العمل في معدلات أجورهم بالساعة ، كما تم تعديلها للعمل الإضافي ، أو فروق الأجور مقابل نوبات العمل ، أو أجر المهام الخطرة. هذا مبلغ قياسي للموظفين الذين يتقاضون رواتب. نتيجة هذه الخطوة هي الراتب الإجمالي المستحق لكل موظف.
احسب الخصومات. احسب التخفيضات الضريبية للضمان الاجتماعي والرعاية الطبية من إجمالي الراتب ، بالإضافة إلى أي خصومات أخرى لاستقطاع ضريبة الدخل ، والمعاشات التقاعدية ، والتأمين الطبي ، ورسوم الاتحاد ، والمساهمات الخيرية ، وما إلى ذلك. نتيجة هذه الخطوة هي صافي الأجر المستحق لكل موظف.
إنشاء المدفوعات. يتضمن هذا عادةً إدخال معلومات الدفع في نظام الكمبيوتر أو إرسالها إلى معالج كشوف المرتبات التابع لجهة خارجية ، مما ينتج عنه إما شيكات رواتب أو مدفوعات إيداع مباشرة أو مدفوعات في بطاقة خصم الرواتب.
هناك خطر كبير من فرض عقوبات كبيرة من قبل الحكومة إذا لم يتم تحويل ضرائب الرواتب والمقتطعات ذات الصلة إلى الحكومة وفقًا لجدول سداد صارم هذا مصدر قلق كبير لأصحاب الأعمال الصغيرة ، حيث يجب أن يتم الدفع النقدي في الوقت المحدد. هناك طريقة جيدة لتجنب خطر فقدان هذه التحويلات الضريبية وهي الاستعانة بمصادر خارجية لكشوف المرتبات لخدمة معالجة كشوف المرتبات لجهة خارجية ، والتي تقوم بتحويل الأموال نيابة عن الشركة.
هناك مجموعة متنوعة من أفضل ممارسات كشوف المرتبات التي يمكن تطبيقها على تبسيط عملية كشوف المرتبات ، والتي يمكن أن تكون عملية تستغرق وقتًا طويلاً وتتطلب قدرًا هائلاً من وقت الموظفين والتي قد تؤدي إلى عدد كبير من الأخطاء.
يمكن توسيع مفهوم كشوف المرتبات ليشمل مدفوعات المقاولين ، على الرغم من أن هذه المدفوعات تتم من خلال نظام الحسابات الدائنة بدلاً من نظام الرواتب.
