إن أبسط طريقة لتحديد المخزون المتقادم بدون نظام كمبيوتر هي ترك علامات جرد المخزون المادي على جميع عناصر المخزون بعد الانتهاء من الجرد المادي السنوي. سيتم التخلص من العلامات الملصقة على أي عناصر مستخدمة خلال العام التالي في وقت الاستخدام ، تاركًا فقط العناصر الأقدم غير المستخدمة التي لا تزال تحمل علامات بحلول نهاية العام. يمكنك بعد ذلك التجول في المستودع لمعرفة ما إذا كان يجب إنشاء احتياطي تقادم لهم. ومع ذلك ، يمكن أن تسقط العلامات أو يتم اقتلاعها من عناصر المخزون ، خاصةً إذا كان هناك مستوى مرتفع من حركة المرور في الصناديق القريبة. على الرغم من أن الضغط الإضافي سيقلل من هذه المشكلة ، فمن المحتمل أن يحدث فقدان بعض العلامات بمرور الوقت.
حتى نظام تتبع المخزون المحوسب البدائي من المرجح أن يسجل التاريخ الأخير الذي تم فيه إزالة رقم جزء معين من المستودع للإنتاج أو البيع. إذا كان الأمر كذلك ، فمن السهل استخدام كاتب تقرير لاستخراج هذه المعلومات وفرزها ، مما ينتج عنه تقرير يسرد كل المخزون ، بدءًا من تلك المنتجات ذات أقدم تاريخ "آخر استخدام". من خلال فرز التقرير مع أقدم تاريخ استخدام آخر مدرج أولاً ، يمكنك الوصول بسهولة إلى قائمة فرز للعناصر التي تتطلب مزيدًا من التحقيق لتقادمها المحتمل. ومع ذلك ، لا يقدم هذا النهج دليلًا كافيًا على عدم استخدام عنصر ما مرة أخرى ، لأنه قد يكون مكونًا أساسيًا لعنصر لم يتم جدولته للإنتاج في بعض الوقت ، أو جزء خدمة يكون الطلب عليه منخفضًا.
تقارن نسخة متقدمة من تقرير "آخر استخدام" إجمالي عمليات سحب المخزون بالمبلغ المتاح ، والتي قد تكون بحد ذاتها معلومات كافية لإجراء مراجعة التقادم. كما يسرد الاستخدام المخطط ، والذي يستدعي معلومات من نظام تخطيط متطلبات المواد ، والذي يُعلمك بأي متطلبات استخدام قادمة. يتم أيضًا سرد تكلفة ممتدة لكل عنصر ، من أجل إعطاء مستخدمي التقرير فكرة عن الشطب الذي قد يحدث إذا تم الإعلان عن عنصر قديم.
إذا اشتمل نظام الكمبيوتر على قائمة مواد ، فهناك احتمال قوي بأن يقوم أيضًا بإنشاء تقرير "حيث يتم استخدامه" ، مع سرد جميع فواتير المواد التي يتم استخدام عنصر المخزون من أجلها. إذا لم يكن هناك "مكان الاستخدام" مدرجًا في التقرير لعنصر ما ، فمن المحتمل أنه لم تعد هناك حاجة إلى جزء. يكون هذا التقرير أكثر فاعلية في حالة إزالة فواتير المواد من نظام الكمبيوتر أو إلغاء تنشيطها بمجرد سحب المنتجات من السوق ؛ هذا يكشف بشكل أكثر وضوحًا عن عناصر المخزون التي لم تعد هناك حاجة إليها.
هناك طريقة إضافية لتحديد ما إذا كان جزء ما قديمًا أم لا وهي مراجعة أوامر التغيير الهندسي. تُظهر هذه المستندات تلك الأجزاء التي يتم استبدالها بأجزاء مختلفة ، وكذلك عندما تتم جدولة التغيير. يمكنك بعد ذلك البحث في قاعدة بيانات المخزون لمعرفة عدد الأجزاء التي يتم استبدالها والتي لا تزال في المخزون ، والتي يمكن بعد ذلك جمعها ، مما ينتج عنه تباين آخر في كمية المخزون المتقادم في متناول اليد.
المصدر النهائي للمعلومات هو تقرير المخزون المتقادم للفترة السابقة. يجب على موظفي المحاسبة تتبع هذه البنود وإخطار الإدارة بتلك التي لا يوجد لها نشاط التخلص.
من أجل إنجاح أي من أنظمة المراجعة هذه ، من الضروري إنشاء سياسات وإجراءات بالإضافة إلى تواريخ المراجعة المجدولة المستمرة. من خلال القيام بذلك ، هناك احتمال قوي بأن تصبح مراجعات التقادم جزءًا منتظمًا من أنشطة الشركة. على وجه الخصوص ، ضع في اعتبارك السياسة التي يفرضها مجلس الإدارة لإجراء مراجعات تقادم ربع سنوية على الأقل ، مما يمنح الإدارة فرصة لتحديد العناصر قبل أن تصبح قديمة جدًا بحيث لا يمكن التخلص منها بسعر معقول. يجب أن تنص سياسة مجلس الإدارة الأخرى على أن الإدارة ستسعى بنشاط للتخلص من العمل قيد التشغيل أو السلع التامة الصنع بمستوى جودة غير مقبول. من خلال القيام بذلك ، يتم الاحتفاظ بالسلع من التخزين في المستودع في المقام الأول.
الدورات ذات الصلة
محاسبة الجرد
كيفية تدقيق الجرد
ادارة المخزون
