هناك حاجة إلى إجراء استلام لفحص جميع البضائع الواردة بشكل صحيح ، وتمييزها بالعلامات ، وتسجيلها على أنها قد تم استلامها.
فحص البضائع الواردة (استقبال الموظفين)
- عند استلام التسليم ، قم بمطابقة العناصر المستلمة مع الوصف المذكور في بوليصة الشحن المصاحبة ، بالإضافة إلى الوصف الموجود في أمر الشراء ذي الصلة. يمكن أن تؤدي التناقضات الكبيرة إلى رفض البضائع المسلمة.
- إذا لم يكن هناك أمر شراء معتمد ولم يصدر مدير المشتريات تنازلاً ، فقم برفض البضائع المسلمة.
- استخدم قائمة مراجعة الاستلام المطبوعة مسبقًا لفحص كل عملية تسليم. العناصر التي من المحتمل أن تتطلب المراجعة هي الكمية المستلمة والمقارنة بحد الجودة وتاريخ ووقت الاستلام. لاحظ أي اختلافات في قائمة التحقق. استهل قائمة التحقق عند اكتمال المراجعة.
- التوقيع على نسخة من بوليصة الشحن للإشارة إلى أن التسليم قد تم فحصه وقبوله.
تحديد ووضع علامة على جميع الجرد المستلم (استقبال الموظفين)
- حدد كل عنصر في التسليم وتأكد من تسميته بشكل صحيح بعلامة شريطية مشفرة تتضمن رقم الصنف والكمية ووحدة القياس. إذا كان هناك بعض عدم اليقين بشأن رقم العنصر الذي يجب استخدامه ، فاستشر كبار موظفي المستودعات أو قسم المشتريات.
تسجيل الدخول العناصر المستلمة (استقبال الموظفين)
- قم بتحديث سجل الاستلام بتاريخ ووقت استلام كل تسليم ، بالإضافة إلى اسم الشاحن والمورد ورقم أمر الشراء ووصف البضائع المستلمة.
- إرسال نسخة من بوليصة الشحن الموقعة إلى كاتب الفواتير في قسم المحاسبة.
- قم بتقديم النسخة الرئيسية من فاتورة الشحن حسب التاريخ في منطقة حفظ الملفات بالمستودع.
ملحوظة: إذا وصل التسليم عند إجراء جرد مادي للمخزون ، فافصل البضائع في منطقة تخزين محددة بوضوح ، ولا تسجل هذه العناصر في قاعدة بيانات المخزون إلا بعد اكتمال عملية الجرد المادي.
