يصنف تقرير تقادم الحسابات الدائنة الذمم الدائنة للموردين بناءً على فترات زمنية. يتم إعداد التقرير عادةً بمجموعات زمنية مدتها 30 يومًا ، بحيث يسرد كل عمود متتالي في التقرير فواتير الموردين التي هي:
من 0 إلى 30 يومًا
من 31 إلى 60 يومًا
من 61 إلى 90 يومًا
أقدم من 90 يومًا
الغرض من التقرير هو منح المستخدم مساعدة مرئية في تحديد الفواتير المتأخرة عن السداد. ومع ذلك ، فإن العيب الرئيسي في هذا التقرير هو أنه يفترض أن جميع الفواتير مستحقة الدفع في غضون 30 يومًا. في الواقع ، قد تكون بعض الفواتير مستحقة عند الاستلام ، خلال 60 يومًا ، أو تقريبًا في أي مكان بينهما. وبالتالي ، فإن الفاتورة المدرجة في تقرير التقادم على أنها جارية قد تكون بالفعل متأخرة عن السداد ، في حين أن الفاتورة المدرجة في المجموعة الزمنية من 31 إلى 60 يومًا قد لا تكون مستحقة الدفع بالفعل.
لكي يكون التقرير فعالاً ، يجب تنظيفه بشكل دوري ، بحيث تتم إزالة الديون والائتمانات الضالة من التقرير. خلاف ذلك ، تميل إلى أن تصبح مزدحمة بمرور الوقت وبالتالي تصبح أكثر صعوبة في القراءة.
بالنظر إلى المشكلات المذكورة هنا ، فإن الحل الأفضل هو استخدام تقرير تم إنشاؤه بواسطة نظام المحاسبة ، والذي يسرد فقط فواتير الموردين التي أوشكت على الدفع أو تأخرت عن السداد ، استنادًا إلى تواريخ الفواتير وشروط الدفع الخاصة بالمورد.
يستخدم تقرير التقادم في بعض الأحيان من قبل مدققي الحسابات الخارجيين للشركة كقائمة للذمم الدائنة المستحقة في نهاية الفترة قيد المراجعة ومع ذلك ، فإن هذا التقرير مفيد لهم فقط إذا كان إجماليه يتطابق مع رصيد حسابات الدفع النهائية في دفتر الأستاذ العام.
