يحتوي دفتر الأستاذ العام على ملخص لكل معاملة مسجلة ، بينما تحتوي دفتر اليومية العام على الإدخالات الأصلية لمعظم المعاملات ذات الحجم المنخفض. عند حدوث معاملة محاسبية ، يتم تسجيلها أولاً في نظام المحاسبة في دفتر يومية. قد تكون هناك العديد من المجلات ، والتي إما أنها مصممة لاحتواء أنواع خاصة من المعاملات (مثل الإيصالات النقدية أو المدفوعات النقدية أو المبيعات) أو لجميع أنواع المعاملات الأخرى. يتم تسجيل هذه المعاملات الأخرى في المجلة العامة. من أمثلة الإدخالات التي تم إجراؤها في المجلة العامة مبيعات الأصول ، والإهلاك ، وإيرادات الفوائد ، وتكاليف الفوائد ، وبيع السندات أو الأسهم في الشركة للمستثمرين.
وبالتالي ، فإن المجلة العامة هي موقع شامل للإدخال الأولي لبعض المعاملات التي لا تحدث بأحجام كافية تستحق التسجيل في مجلة متخصصة. يتم تسجيل هذه المعاملات بترتيب زمني ، مما يجعل المجلة العامة مكانًا ممتازًا للبحث في المعاملات المحاسبية حسب التاريخ.
يحتوي دفتر الأستاذ العام على ملخص على مستوى الحساب لكل معاملة شاركت فيها شركة ما. تأتي هذه المعلومات من دفاتر يومية مختلفة في شكل مجمع ، في إدخالات على مستوى الملخص. ثم يتم تجميع المعلومات الموجودة في دفتر الأستاذ العام بشكل أكبر في ميزان المراجعة ، والذي يتم من خلاله إنشاء البيانات المالية.
وبالتالي ، فإن دفتر اليومية العام هو المكان الذي يتم فيه تسجيل هذه المعاملات لأول مرة والتي لا يتم تخزينها في مجلة خاصة بموضوع معين ، بينما يقوم دفتر الأستاذ العام بتخزين المعلومات على مستوى الملخص من كل من المجلات. هذا يعني أن دفتر اليومية العام يحتوي على قدر أكبر من المعلومات المحاسبية التفصيلية من دفتر الأستاذ العام ، والذي يحتوي بدوره على معلومات أكثر تفصيلاً من البيانات المالية.
انخفض استخدام المجلات منذ ظهور أنظمة المحاسبة المحوسبة. تقوم العديد من أنظمة برامج المحاسبة الأصغر بتخزين جميع معلومات المعاملات مباشرة في دفتر الأستاذ العام ، والاستغناء عن جميع أنواع المجلات المختلفة ، بما في ذلك المجلة العامة.
