يقوم نظام الحسابات الدائنة بدفع فواتير الأعمال بطريقة منظمة. أهداف هذا النظام هي إجراء الدفعات في الوقت المناسب ودفع المبالغ الصحيحة للموردين المناسبين. يمكن استخدام الخطوات التالية لإعداد مثل هذا النظام:
حدد البرنامج. قم بشراء حزمة برامج محاسبة جاهزة تحتوي على وحدة حسابات مستحقة الدفع. ابحث عن الميزات القياسية مثل القدرة على إعداد معلومات الدفع القياسية لكل مورد ، وتحديد الفواتير المكررة ، والاستفادة من خصومات السداد المبكر ، وإجراء المدفوعات الإلكترونية.
قم بإعداد الموردين. أدخل في الملف الرئيسي للمورد في البرنامج الأسماء والعناوين وشروط الدفع وحسابات مصروفات دفتر الأستاذ العام الافتراضية التي تنطبق على كل مورد.
أدخل الفواتير. أدخل كل فاتورة في نظام الحسابات الدائنة. يتضمن القيام بذلك إدخال تاريخ الفاتورة (وليس تاريخ الاستلام) والمبلغ المستحق الدفع.
الموافقة على الفواتير. قم بإنشاء نظام إما أن يوافق المديرون بشكل فردي على كل فاتورة مورد عند وصولها ، أو استخدام الموافقات السلبية ، حيث يتعين على المديرين فقط إخطار موظفي الدائنين إذا لم يوافقوا على الدفع. يمكن دمج نظام إدارة سير العمل في النظام من أجل تتبع حالة الموافقات.
دفع الجدول الزمني. قم بإجراء تشغيل اختباري لطباعة قائمة بجميع الفواتير المستحقة الدفع من البرنامج ، وتحقق من أن التقرير يتضمن جميع الفواتير التي يجب دفعها خلال النطاق الزمني المحدد.
اختبار تشغيل الاختيار. تحقق في البرنامج من جميع المدفوعات المعتمدة ، واطبع مجموعة من الشيكات لدفع ثمن هذه الفواتير. تأكد من أن النظام يدفع فقط تلك الشيكات التي تم تحديدها.
توقيع الشيكات. عيّن شخصًا ليكون الموقّع الأساسي على الشيك ، بالإضافة إلى شخص آخر ليكون الموقّع على الشيك الاحتياطي. أبلغ هؤلاء الأشخاص بواجباتهم في فحص الوثائق الاحتياطية المرفقة بكل شيك.
تغطي الخطوات السابقة الإجراءات الأساسية المتضمنة في كيفية معالجة الذمم الدائنة من خلال نظام الحسابات الدائنة. يمكن دمج العناصر الإضافية التالية فيه:
ثلاث طرق مطابقة. قد يكون من الضروري أن يكون لديك كاتب حسابات يطابق فواتير المورد مع أوامر الشراء ذات الصلة بالشركة وأي مستندات استلام. قد تكون هذه المطابقة ضرورية للتأكد من أن الشركة تدفع فقط مقابل العناصر المصرح بها والمستلمة بشكل صحيح.
تقارير النفقات. قم بإعداد نظام يتطلب من الموظفين إرسال نماذج تقرير المصروفات ، والتي يتم إرفاق إيصالات بها لأي عناصر قاموا بشرائها. قد يتضمن هذا النظام مجموعة من سياسات السفر التي تحكم المصروفات التي سيتم سدادها.
بطاقات المشتريات. قم بإعداد نظام يتم بموجبه إصدار بطاقات الشراء لمجموعة مختارة من الموظفين المخولين بإجراء عمليات شراء باستخدام البطاقات نيابة عن الشركة. قم بتضمين إجراءات مراجعة كشوف البطاقة بحثًا عن الأخطاء ، وتقديم كشوف مراجعة كاملة لموظفي الدائنين لمعالجة المدفوعات.
قد يكون من الضروري أيضًا إضافة مجموعة مختارة من الضوابط إلى نظام المدفوعات ، لتقليل مخاطر المدفوعات الزائدة التي يتم إجراؤها.
